Cuando algo nos afecta a nuestros sistemas de comunicaciones y tenemos reducida la movilidad llega el momento en que nos falta capacidad de comunicación. Podemos suplirlo con el teléfono, el correo o las posibilidades que nos dan las redes sociales hoy en día, pero una parte de la comunicación es visual y necesitamos ver a nuestro interlocutor, comprobar como reacciona ante las palabras que decimos. Es el momento de utilizar la videoconferencia como solución a la movilidad reducida en los negocios.
En estos días en los que vemos como miles de vuelos son cancelados por la nube de cenizas que hay sobre el espacio aéreo europeo, podemos dar continuidad a nuestros negocios a través de la videoconferencia. Está claro que no completa del todo la cercanía del contacto personal, pero nos puede hacer reducir el número de encuentros y desplazamientos innecesarios. Otra de las aplicaciones que son muy interesantes las encontramos a la hora de realizar formaciones. Esta es una opción que se lleva empleando ya años en la UNED, donde un profesor de un centro asociado imparte la clase en un centro y se puede seguir por videoconferencia en otros muchos. De esta forma posibilitamos la formación de muchas personas que se encuentran alejados de ese profesor.
Imaginaros una empresa que tiene 20 sedes distribuidas por España y que de tanto en tanto, tiene que realizar una jornada de formación, lo que implica tener que juntar a 20 integrantes de su equipo, pagar 20 viajes, y perder un buen número de horas en desplazamientos. Si se utiliza la videoconferencia el ahorro será sustancial. Es una cuestión que se tienen que empezar a plantear las empresas para ser más eficaces en sus procesos.
También tenemos que tener en cuenta la limitaciones técnicas de nuestra empresa. Si no disponemos de la infraestructura necesaria siempre podemos acudir a un centro de negocios de nuestra ciudad, donde podremos reservar una sala para tal fin durante el tiempo que dure la reunión. Es una solución profesional que nos puede servir para casos puntuales, o para autónomos que no disponen de grandes posibilidades técnicas.
En este sentido hay que tener en cuenta que no sólo importa el vídeo, sino que el audio también es muy importante, y disponer de un micrófono que recoja bien nuestro sonido es fundamental para el éxito de la videoconferencia. En este sentido podemos optar por sistemas integrados de audio, micrófonos y auriculares o buscar sólo micrófonos y utilizar los altavoces de la pantalla para el sonido. Yo prefiero separarlos porque cuando hay más de una persona un micrófono puede servir para varios, pero si está integrado con los auriculares se pierde movilidad.
Pero lo más importante para aprovechar una videoconferencia es prepararla, y no me refiero a lo que vamos a decir, sino a preparala como si fuera una reunión presencial. Reservo el tiempo que vaya a durar en mi agenda, procuro realizarla en un entorno aislado y sin que nadie entre en la sala o despacho, etc. Luego es una cuestión técnica cogerle el tranquilo, acostumbrarse al pequeño retardo, si lo tiene, y poco más... Si tenemos un buen moderador, como en la vida real, la reunión virtual será un éxito.
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