Seguro que llegáis después del largo puente y lo primero que habéis hecho nada más iniciar el ordenador es abrir el correo electrónico. Lo primero es ver si tenemos algo urgente, revisar los correos pendientes y dejar la bandeja de entrada limpia. Ahora ya podemos empezar a trabajar, y sin embargo seguimos con Outlook o la pestaña de correo en el navegador, cuando lo cierto es que no necesitamos el correo electrónico siempre abierto.
Lo mismo que hemos hecho nosotros, esa misma rutina, la siguen en otras empresas por lo que a poco de empezar a trabajar una empresa con la que colaboramos, un cliente, alguien de nuestra organización nos envía un correo. Puede que sea importante, puede que sea una foto de sus vacaciones, da igual. El caso es que hemos visto que tenemos nuevo correo e inmediatamente dejamos la tarea que nos ocupa y vamos a echar un vistazo. No sea que vaya a ser importante.
A poco que nos hayamos distraído ya hemos perdido el hilo de la tarea que nos ocupaba, la concentración y tenemos que volver a centrarnos. Tiempo perdido en definitiva por un correo recibido. Y esto es mucho peor si tenemos un sistema de notificaciones, que nos avise si hemos recibido un nuevo correo electrónico, un nuevo mensaje, etc.
Tenemos que hacernos la siguiente pregunta, ¿cuántos correos al día recibimos que requieren respuesta inmediata? Porque si realmente fuera muy urgente no utilizarían un medio de comunicación asíncrono. Mucho mejor una llamada de teléfono que contestaré y así se aseguran de que estoy al tanto del problema. Porque cuando es urgente es por un problema, raro será que te llamen para decirte que han cerrado un contrato.
Si no queremos distraernos lo mejor es cerrar el correo electrónico. Lo abrimos cada cierto tiempo, dependiendo de la cantidad de correo que recibamos cada día o si por ejemplo utilizamos la técnica Pomodoro, podemos utilizar los cinco minutos de descanso de la tarea principal para gestionarlo.
De esta manera podemos gestionar el correo u organizarlo en bloques de veinticinco minutos. Cinco minutos son suficientes para contestar alguno, separar los importantes de los accesorios y si tenemos algo urgente podemos realizar una pausa, ahora sí, justificada en la tarea que estamos realizando en este preciso momento.
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