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La hora de la renovación de las licencias

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Seguro que a muchos os suena y según se va acercando el final de año va llegando el momento de tomar decisiones a la hora de la renovación de las licencias de nuestros productos de software. Antivirus, programa de gestión de copias de seguridad son alguno de los más comunes en afrontar la renovación periódica, pero no faltan ejemplos en otras áreas.

A la hora de tomar una decisión en este aspecto debemos ser cuidadosos y no dejarnos llevar por las inercias generadas en la costumbre. Es decir, el si funciona no lo toques es un freno al avance e innovación en los procesos de las empresas. La cuestión es si funciona bien no lo toques, puesto que en muchos casos soluciones provisionales se convierten en definitivas por el esfuerzo que supone volver a montar todo el sistema.

Una serie de aspectos que debemos, cuando menos contemplar a la hora de valorar si merece la pena seguir con el mismo producto de software o cambiar son los siguientes:

  • Evaluar los cambios en nuestra empresa puesto que en muchos casos las necesidades de la misma han cambiado de un año para otro, los presupuestos de los que disponemos no son los mismos, etc. El producto que el año pasado era el adecuado para nuestra empresa no tiene por qué serlo el siguiente.
  • Evaluar las novedades del producto puesto que por lo general siempre nos aportan alguna mejora respecto a la versión anterior. Esto es sobre todo importante en el caso de que no estemos obligados a cambiar de versión. Un ejemplo claro son las mejoras o cambios entre versiones de MS Office. ¿Necesitamos las mejoras que incorpora el salto de versión? ¿Justifica estas mejoras un aumento de la productividad que compense la inversión?
  • Evaluar lo que nos ofrece la competencia puesto que en pocos casos estamos 100% satisfechos con un producto. Siempre hay algún pero, y es en estos momentos donde saber que nos ofrece la competencia nos servirá para medir la necesidad del cambio.
  • Curva de aprendizaje que siempre juega a favor del producto instalado y su mantenimiento. Si es muy complicado adaptarse al nuevo producto será un hándicap que debemos intentar salvar. Cuanto más sencillo sea de instalar y utilizar más fácil será el cambio hacia el mismo.
  • Interoperabilidad de los datos puesto que en muchos casos, necesitamos migrar datos entre aplicaciones y debemos ser conscientes de las dificultades que esto supone. Cambiamos de sistema de facturación, pero queremos mantener nuestras bases de datos de clientes, proveedores, etc. e integrarlos en el nuevo sistema. Este aspecto en muchos casos es determinante a la hora de continuar con el mismo producto año tra año a pesar de que no cumpla las espectativas de la empresa.

Con todos estos aspectos en la mano, y alguno más que seguro me he dejado en el tintero, tendremos todos los datos necesarios para saber si debemos renovar la licencia de nuestro software o por el contrario nos planteamos adquirir uno distinto. Dependiendo de la complejidad del software y lo crítico que sea para nuestra empresa la dificultad del cambio será mayor o menor. No es lo mismo cambiar de navegador en la empresa que de ERP. Cuanto más crítico sea el sistema más importante será evaluar y planificar correctamente el cambio.

En Tecnología Pyme | Evaluar el impacto del cambio a Office 2010 Imagen | Aidan Jones

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