Muchas empresas aprovecharon en su momento el lanzamiento de G Suite, ahora transformado por Google desde hace tiempo en Workspace y que heredaba de G Suite algunas de estas cuentas. La gracia del asunto estaba en que podíamos tener cuentas de Gmail, y utilizarlas de forma gratuita con nuestro propio dominio. Pero todo tiene un fin y Google empieza a cobrar por las cuentas G Suite que eran gratis para empresas, por lo que toca ver cuál sera el coste si queremos seguir con el servicio o qué alternativas tenemos disponibles.
Será a lo largo de este año cuando se empiece a cobrar por dicho servicio. Y el coste como es habitual será por cuenta creada. Esto implica que si en nuestra empresa teníamos creadas cinco cuentas para cinco usuarios distintos tendremos que contratar dichas cuentas. El coste del servicio más básico es 5,20 euros por usuario y mes, en el servicio más básico Business Starter que nos da un espacio de 30 GB por cuenta.
¿Dónde están nuestros datos?
Pero teniendo en cuenta que además del correo tenemos Google Drive o vamos a llevar datos personales de nuestros clientes a la nube, nos interesa que nos garanticen que sus servidores van a estar ubicados dentro de la UE, algo que en la versión básica no aparece por ningún lado y hay que pasar a la versión Business Standard para tener dicha garantía.
La mayoría de las empresas que hasta ahora utilizaban en servicio de forma gratuita probablemente no tendrán en consideración esta cuestión, pero sería conveniente que antes de hacer cualquier cambio hablaran con sus consultores de protección de datos.
En el correo también tenemos y tratamos datos personales que debemos custodiar con las debidas garantías
Hay que tener en cuenta que también se pueden utilizar los alias, como puede ser una cuenta general tipo info@nombredelaempresa.com, que utilizamos para que sea un contacto en la página web, la que ponemos en la impresora si queremos que los documentos escaneados nos lo envíe por correo, etc. Este tipo de cuentas se pueden configurar como alias, como un segundo nombre dentro de una cuenta principal y no tendrían coste añadido.
Por supuesto no solo vamos a tener correo electrónico con el dominio de nuestra empresa. Hay aplicaciones de valor añadido a las que podemos sacar mucho partido, como las videollamadas, las pizarras digitales o el almacenamiento en la nube de Drive, para tener documentación siempre a mano, sin importar si estamos o no en la oficina. O para tener una copia de seguridad de nuestros datos fuera de la empresa.
¿Y si no quiero pagar por lo que hasta ahora era gratis?
En este caso la opción más sencilla es acudir a la empresa con la que hemos contratado nuestro dominio, ese nombredeempresa.com, que utilizamos para personalizar nuestro correo, pero también en la página web de nuestra compañía. Aunque algunas empresas pequeña ni siquiera la tienen activa y el motivo fundamental para contratar el dominio es el correo electrónico.
Lo habitual es que dispongan de diferentes planes de precios, donde las cuentas más básicas vienen incluidas en el coste del hosting o el alojamiento web que tenemos para nuestra página. A partir de aquí, en función de las necesidades de cada organización se pueden buscar diferentes planes de precios que serán bastante más económicos que los de Google. Además, el cambio en la configuración para empezar a recibir en este nuevo servidor de correo los mensajes sería más sencillo y transparente para las empresas.
Serán útiles sobre todo para aquellas empresas que no requieren de gran movilidad, donde la parte fundamental del trabajo la realizan desde un ordenador en su oficina, pero no desde su casa, su portátil o sus teléfonos móviles. Son empresas que utilizan el protocolo POP, que descargan todo el correo en dichos equipos y de esta forma, aunque tengan un espacio de correo limitado, nunca llegan a necesitar ampliar el buzón. Pero el archivo histórico, queda en su ordenador, no en la nube.
Seguir utilizando Gmail como gestor de correo
Este tipo de empresas normalmente han apostado por un cliente de correo electrónico de escritorio, el más popular ha sido Outlook, pero podemos encontrar otras muchas alternativas y muy buenas. Lo interesante es tener el archivo de correo histórico disponible, hacer copia de seguridad o poder llevarlo a otro ordenador si se da el caso.
Pero la mayoría de las empresas y clientes que ya están habituados a utilizar Gmail como gestor de correo lo más probable es que no quieran cambiar. Tampoco es necesario, bastaría con configurar dichas cuentas POP con el dominio de nuestra empresa en la configuración de Gmail dándolas de alta en el apartado de Configuración\Cuentas e importación.
Esta opción nos permite gestionar desde el buzón de una cuenta de Gmail que nos hayamos creado previamente, recordad que la de empresa dejaría de funcionar, tipo nombre-nombreempresa @ gmail.com, los correos que se envíen a nuestras cuentas de empresa y contestar también a través de esta misma dirección. Lo interesante aquí es los trabajadores van a seguir utilizando el mismo sistema que hasta ahora, haciendo que la transición sea casi transparente para ellos.
Es algo que tiene que valorar cada organización, o cada autónomo, que muchos aprovecharon en su momento esta alternativa. Si hablamos de una herramienta importante, que utilizamos todos los días y que si nos falla supone un problema para nuestro negocio, lo mejor es contratar con Google, pagar por las cuentas que usamos y seguir como hasta ahora.
Si no nos tocará hacer los cambios y ponerlo en marcha en el momento más adecuado, porque para la mayoría de ellos el correo electrónico sigue siendo una herramienta imprescindible en el día a día y mejor decidir nosotros cuando es el mejor momento para hacer el cambio.
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