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Diez errores que no debemos cometer en el uso del correo corporativo

Diez errores que no debemos cometer en el uso del correo corporativo
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El correo electrónico es una de las herramientas más utilizados en el ámbito de la empresa desde ya hace mucho tiempo. A pesar de todo se siguen cometiendo algunos fallos en su utilización que se pueden evitar de forma sencilla. Hoy vamos a ver diez errores que no debemos cometer en el uso del correo corporativo y se pueden evitar fácilmente.

Depende un poco del tipo de organización en la que estamos, si utilizamos más el correo para comunicaciones internas o externas, con clientes o con compañeros. Algunos serán comunes a todo tipo de organizaciones y otros serán más raros de ver, pero igualmente dolorosos para la empresa por lo que significan para su imagen.

Diez errores con el correo electrónico

No tener una política corporativa de correo electrónico de manera que cada usuario lo utiliza lo mejor que sabe o puede. Tenemos que tener claro desde el principio cómo debemos usar el correo electrónico de la empresa y cómo debemos comunicarnos con los clientes y otras empresas.

Utilizar un disclaimer o un aviso legal por si el correo llega a un destinatario que no debe. Ya ha quedado claro que no sirve absolutamente para nada, sólo nos va a ocupar más espacio y puede hacer que una cadena de correos se vuelva mucho más extensa sólo porque para cada frase que se ha contestado luego tenemos que salvar dos párrafos de aviso legal.

Usar el correo como un chat al hilo de lo anterior. Existen otro tipo de herramientas que nuestra organización puede y debe utilizar para agilizar las comunicaciones de grupo. Por eso el correo electrónico utilizado de este modo va a saturar para muchos de los remitentes su buzón y se va a sacar poco en claro del intercambio de todos estos correos.

No tener un corrector ortográfico que revise nuestros escritos antes de enviarlos. Podríamos evitar algunos errores con una relectura, pero conozco a pocos que lo hagan en la empresa. Las prisas y la inmediatez del correo nos pueden jugar malas pasadas. Por lo menos nos ayudará a no cometer errores de bulto.

¿Por qué tarda tanto en llegar el correo que le he enviado si estamos el uno al lado del otro?

Compartir archivos a través del correo electrónico en la red local saturando el servidor de correo de forma innecesaria, enviando un adjunto para un departamento al que podríamos haber enviado el correo indicándole la ruta desde la cual pueden acceder al archivo en la red local.

No hacer copias de seguridad de nuestros correos electrónicos, libreta de direcciones, etc. y luego resulta que si hemos tenido un problema en el disco duro y tenemos que cambiar disco, restaurar sistema, etc. hemos perdido información importante.

Mezclar clientes con contactos personales que es algo bastante frecuente. El correo profesional es una cosa y el personal otra. Hoy en día ya que la mayoría de la gente tiene sus smartphones o Internet en su casa, es imperativo separar ambos ámbitos para que no se produzcan problemas.

No controlar el spam o pensar que hoy en día ya no tiene incidencia. Podemos decir que tenemos herramientas a nuestro alcance eficaces para limitar el impacto del spam en nuestras empresas, pero no podemos tener dejadez de funciones en esta cuestión si no queremos ver nuestra productividad comprometida.

Trabajar siempre con el correo electrónico abierto y atender a los nuevos correos nada más recibirlos. Hay que entender que el correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono, es decir, uno envía su mensaje y no espera que el otro esté al otro lado justo en ese momento para contestar, al contrario de lo que ocurre con el teléfono. No le demos la urgencia que no tiene a este canal de comunicación.

No saber usar el asunto, en copia o con copia oculta con los problemas de organización y legales en caso de envío masivo de correos que esto nos puede traer. Es una de las primeras cosas que debemos aprender, pero que no todo el mundo tiene claro.

Correo electrónico, una herramienta madura que todavía no hemos aprendido a utilizar

Seguro que vosotros habéis identificado otros problemas que puede generar el correo electrónico. Lo cierto es que es una herramienta que ha mejorado muchas cosas en la empresa, pero que utilizamos para todo y existen otras formas de comunicación en la empresa que serán más eficaces que el correo electrónico.

Hay que ir un paso más allá para hacer que el correo electrónico no sea un problema y si una solución para la comunicación en nuestra empresa. ¿Sabremos hacerlo?

En Tecnología Pyme | Correo electrónico, una herramienta ineficaz en la empresa de hoy Imagen | Micky.!

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