Ya hemos analizado las opciones más comunes que necesitamos en la empresa a la hora de analizar cuánto cuesta un puesto informático en la empresa. Ahora llega el momento de hacer un balance y sacar las conclusiones oportunas para que cada empresa pueda comparar y tratar de adaptar a su modelo de negocio el coste del puesto informático.
Porque como comentamos al inicio de esta serie de artículos, el coste incluye algo más que el precio que debemos pagar por comprar un ordenador. Lo cierto es que los datos son estimativos y para obtener un precio más exacto o evaluar más opciones ya dependerá de las características de cada empresa concreta, sus necesidades, el número de usuarios que tiene, etc.
Hemos optado por impresoras propias de gama media-baja, aunque una solución de coste por copia seria igualmente válida. En ambos casos hemos metido en el presupuesto un concepto de mantenimiento, ya sea por parte de alguien de nuestra organización o externo, añadiendo el número de años sobre el que amortizamos el puesto informático que será un total de cuatro.
En el apartado de software finalmente se ha optado por tres licencias de Ms Office en su versión Home y Small Business que nos servirán tanto para los equipos portátiles, como para tres equipos de sobremesa, de manera que los otros cuatro equipos quedarán con la versión de Office Starter que tenían preinstalada.
El coste con sistema tradicional alojado en nuestras instalaciones
En este caso evaluamos un sistema muy común que se replica en multitud de empresas. Servidor más puestos informáticos más sistema de gestión. En este caso hemos elegido una solución de servidor Windows Server 2008, de nivel hardware medio y que incluya las necesidades básicas para la instalación posterior del ERP Sage 100.
El precio que hemos estimado para este servidor está en torno a los cuatro mil euros y a ello hay que sumar un mantenimiento que será algo más caro y el coste del antivirus que instalaremos en el servidor. Para el caso de nuestra empresa hemos hecho una estimación del coste de implantación del ERP de ocho mil euros, por lo que finalmente el coste de todo el montaje se nos queda algo por encima de los veinte mil euros.
Si pensamos trabajar durante cuatro años con este sistema, que es tal y como lo tenemos previsto para su amortización y lo dividimos por los diez equipos que tenemos en nuestra empresa podríamos decir que tener un puesto informático nos costará unos quinientos euros al año con este modelo de negocio que hemos planteado. O unos cuarenta y dos euros al mes por equipo informático.
Sistema bajo modelo SaaS
En este caso ahorraremos costes inicialmente, puesto que no necesitamos hacer una inversión tan fuerte en el apartado del servidor, puesto que nuestro ERP estará alojado en la nube, y para las necesidades de almacenamiento local nos basta con un NAS de gama alta que hemos valorado en 600 euros y para el cual no vamos a poner antivirus. Así mismo el precio de mantenimiento será también algo menor.
El software de MyGestión que hemos valorado es la solución de ERP, CRM y Contabilidad, que nos ofrece cinco usuarios y al cual añadimos dos usuarios extra que podamos necesitar, para el ERP y tener en este caso siete usuarios concurrentes. Si extendemos el coste durante cuatro años tenemos una inversión total de unos siete mil euros, no muy alejada de los números de SAGE 100.
Sin embargo a la hora de valorar el total de la inversión que necesitamos hacer los costes difieren, puesto que el coste total se irá a algo menos de quince mil euros en los cuatro años en los que hemos puesto de periodo de amortización, por lo que podemos decir que el coste de un puesto informático será de unos trescientos setenta euros al año o lo que es lo mismo algo más de veinte euros al mes por puesto.
Por último una cuestión que no hemos presupuestado es el coste del acceso a Internet, que si bien es imprescindible en el modelo SaaS nos da la ventaja de poder conectarnos desde cualquier lugar, lo que para una empresa de estas características y tamaños puede ser muy importante. Pero también tenemos en cuenta que hoy en día no se entiende una empresa sin conexión a la red.
La ventaja del modelo tradicional es que pasados los cuatro años de amortización de costes, todo el tiempo que podamos prolongar nuestro hardware el coste del puesto informático será muy bajo. En contra tiene que el precio inicial a pagar es mucho más elevado que en el modelo SaaS que tiene unos costes iniciales mucho más bajos, como una tercera parte del modelo tradicional. Sin embargo pasados los primeros cuatro años de amortización los costes no disminuirán tanto como en el caso anterior.
Cada empresa tiene unas necesidades distintas, puede utilizar un modelo diferente y buscar lo que mejor se adapta a sus necesidades. Ver dónde pueden recortar o dónde necesitan potenciar tanto el hardware como el software. Sin duda antes de lanzarse a la aventura conviene tener claras nuestras necesidades y evaluar todas las opciones.
En Tecnología Pyme | Cuánto cuesta un puesto informático en la empresa (IV)