Compartir
Publicidad

Control de versiones, la clave para la organización documental efectiva en la empresa

Control de versiones, la clave para la organización documental efectiva en la empresa
0 Comentarios
Publicidad
Publicidad

Una de las cuestiones que ha mejorado mucho la gestión documental en las empresas ha sido la llegada de los controles de versiones. Se trata de un registros que nos permite ver todos los cambios que se han realizado a un documento, quién y cuándo lo han realizado, convirtiéndose en una herramienta clave para la gestión documental en la empresa.

Además el control de versiones nos permitiría, si algo no está como esperábamos, poder volver atrás cuando algún cambio no ha ido en la dirección correcta. Esto es una alterantiva alternativa que nos va a ahorrar mucho tiempo, sobre todo si lo comparamos con la forma de trabajar de hace unos años.

Adiós a las versiones que van y vienen a través del correo electrónico

Porque la realidad es que hace unos años el mismo documento iba y venía entre los que tenían que trabajar con él a través del correo electrónico, con distintas versiones actualizadas, y copias en local muchas veces en cada ordenador, donde al final no sabemos cuál es la versión buena.

El control de versiones nos ahorra mucho tiempo

Esto hacía, sobre todo si no tenemos un almacenamiento centralizado que perdiéramos mucho tiempo buscando el documento correcto, la versión en la que hicimos el penúltimo cambio, para volver atrás, donde muchas veces se tardaba menos en rehacer el documento que en volver atrás.

Hoy en día es muy habitual que se incorporen en todo tipo de soluciones, desde un simple documento de texto creado en Word, a un almacenamiento en la nube como Dropbox, o gestores online como Gdocs. Por supuesto, los gestores documentales que se precien deben incorporarlo como un elemento clave.

Control de versiones, clave también para la gestión de proyectos

El control de versiones no es sólo una herramienta útil para la gestión documental, sino que es clave para el desarrollo de proyectos, sobre todo a medida que estos se complican y dilatan en el tiempo, donde se va a permitir volver atrás de forma sencilla y muy ágil.

Pongamos el ejemplo de un diseñador web que está creando una página para un cliente, que va realizando cambios pero que luego el cliente no aprueba y debe volver atrás. Lo mismo podríamos decir de los desarrolladores de software, donde un proyecto puede sufrir casi infinitos cambios.

Conclusión

El control de versiones es una opción muy útil, que nos puede ahorrar mucho tiempo. Sin embargo, en algunas empresas es una característica que no se utiliza, en la gestión documental, por ejemplo, por dejadez o por desconocimiento o porque muchas veces están todavía utilizando programas ofimáticos obsoletos. Y en vuestras empresas, ¿utilizáis el control de versiones, ya sea en el área documental o de proyectos?

En Tecnología Pyme | Por qué es buena la gestión documental

Imagen | ukeig

Temas
Publicidad
Comentarios cerrados
Publicidad
Publicidad
Inicio