Vamos a ver hoy cinco consejos para reducir los costos del soporte TI, ya que si te encuentras examinando las áreas de tu empresa donde se pueden reducir gastos y ahorrar de este modo algo más, que sepas que no estas sólo, desafortunadamente son muchas las empresas que se encuentran actualmente en una posición similar.
Por fortuna, tienes a tu disposición una serie de simples "trucos" que tu empresa puede implementar para de este modo reducir los costos del soporte técnico, y aumentar así la satisfacción del cliente en el proceso. Debes de observar de una manera más cercana con el fin de reducir los costos asociados con tu soporte técnico interno.
Lo que tienes que ver, es que otras estrategias puedes implementar para que de este modo la empresa reduzca los costos y mantenga el nivel de servicio. Un aspecto muy importante, es estar al día sobre las últimas tecnologías y herramientas eficientes ya que esto también ayuda a proporcionar un servicio más objetivo y, en consecuencia, la reducción del gasto.
Trucos para ahorrar en TI
- Informando a los empleados: una llamada rápida al gerente de ventas, informando de que el sistema CRM está fuera de línea temporalmente le ahorrará al departamento de TI de tener que realizar numerosas llamadas telefónicas relacionadas con el tema, con lo cual les permite centrarse en otras incidencias que precisan más atención. Debes de avisar a tus empleados con antelación, de cualquier tiempo de inactividad programado o cualquier tipo de mantenimiento aunque sea fuera de las horas normales de oficina.
- Gestionando las incidencias: tienes que ser proactivo y anticiparte a las necesidades de tus clientes, debes de involucrarte con el problema del cliente y ser flexible. Digo esto, porque la dedicación al servicio es también una buena manera de optimizar el trabajo. Si analizas el principal factor, hace el servicio más eficiente y puede ser de ayuda para eliminar las incidencias de raíz. No olvides de acelerar las respuestas a tus clientes, para esto puedes ayudarte de la automatización e integrarlo todo en un solo sistema.
- Externalizando necesidades del servicio técnico: en determinadas situaciones, las empresas pueden contratar a uno o varios miembros del personal de TI, pero aún así siguen quedándose cortos en el soporte a todas las necesidades de sus empleados. Ya es de sobra conocido, y no es ningún secreto que los empleados de soporte de TI a tiempo completo son caros. Para un gran número de empresas, el pagar un salario competitivo, con las ventajas y beneficios para un profesional de TI es por regla general más que lo que tu presupuesto puede soportar.
- Realizando análisis y registros: gracias a esto, te centras en la resolución de la incidencia en el primer contacto y te aseguras la satisfacción del usuario. Puedes crear índices de tiempo y medir la calidad en la resolución de las incidencias de los clientes. Debes de registrar las incidencias y las peticiones de servicio hasta que se resuelvan, así como realizar un análisis de las incidencias más comunes a las que se enfrentan los usuarios y establecer estrategias más objetivas para de este modo eliminar o reducir las causas.
- Las ventajas de la automatización: tienes que automatizar las tareas allí donde sea posible. Una cosa tan simple como ofrecer a los usuarios acceso a restablecer sus propias contraseñas, pueden salvar a tu personal de horas de soporte técnico, así como el ahorro que supone para tu empresa. Debes de optimizar los procesos de asistencia técnica, ofreciendo a los usuarios la posibilidad a ayudarse a sí mismos, puedes implementar una sección de preguntas frecuentes IT en la intranet de tu empresa, dando respuesta a algunas de las preguntas que tu departamento de soporte recibe con mayor frecuencia.
Conclusión
Los departamentos de TI deben comprometerse con la instrumentación y la implementación de las infraestructuras de tu empresa para de este modo gestionar las actividades de mantenimiento de mano de obra, y potenciar la automatización ante a los recursos laborales con altos costos.
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Imagen | Daan Berg | geralt