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Buzones de impresión, un paso adelante en la gestión de la impresión en red

Buzones de impresión, un paso adelante en la gestión de la impresión en red
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Una de las cuestiones que siempre se ha tratado de controlar en las empresas son los costes de impresión. Hasta hace poco el control se limitaba a la impresión en color, pero poco a poco se va extendiendo hasta tratar de optimizar los costes de impresión de documentos. Una forma muy sencilla de hacerlo es a través de los buzones de impresión, un paso adelante en la gestión de la impresión en red.

La mecánica es sencilla y básicamente se trata de que un usuario manda a la impresora de red, la impresora cuyos costes por páginas son más baratos, distintos documentos y cuando se levanta a recogerlos es cuando introduce su código personal que le permite recoger de una tacada todos los documentos enviados. Mientras tanto los documentos han quedado almacenados y no se mezclan en la bandeja de salida con los enviados por otros usuarios.

Esta simple opción permite eliminar las impresoras de puesto, que en muchos casos generan unos costes de impresión por página más altos y a la vez eliminar el mantenimiento de las mismas. Los usuarios tendrán que levantarse a recoger los documentos que han imprimido, pero lo harán una sola vez cuando han enviado varios a lo largo de la mañana.

Además a través de los códigos personales podemos controlar el número de impresiones que se han realizado, lo que implica que el propio usuario se autoregula a la hora de imprimir. Se crea un efecto “Gran Hermano” en el subconsciente del usuarios que al sentirse bajo control hace que se piense dos veces imprimir algunas de las cosas que se deberían evitar hacerlo en el trabajo.

Por último, con esta cuestión evitamos que la impresora deba calentarse varias veces según hemos enviado distintos documentos. Es decir, si tenemos tres documentos para imprimir a lo largo de una mañana y se imprimen según los mandamos si la impresora no ha estado en marcha recientemente se iniciará el calentamiento de la misma, para después imprimir. Si agrupamos los documentos este proceso sólo lo realiza una vez. Por lo general, es más económico tiradas largas de impresión que múltiples tiradas cortas.

La parte negativa es que necesitamos dispositivos que admitan esta función. Existen otras alternativas a nivel de software para controlar el gasto de impresión y en las que no necesitamos cambiar de impresora, en el caso de que estemos contentos con la nuestra. La cuestión es que los buzones de impresión es una opción sencilla y muy práctica para imprimir ahorrando costes.

En Tecnología Pyme | El ahorro en la impresión está en la combinación de tecnologías
Imagen | hirotomo

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