Una de las cuestiones que últimamente me entra la duda cuando alguien me pregunta es la gestión del correo en las empresas. Entre que últimamente soy cada vez menos partícipe del correo electrónico en las pymes y el trabajo que nos genera a nivel de administración cada vez tengo más dudas para buscar la mejor opción para el correo en la empresa. Exchange, Google Apps son algunas de las alternativas de las que disponemos.
La elección depende en gran medida del tamaño de nuestra empresa. No es lo mismo una empresa de 200 empleados, que una empresa de 20 a la hora de gestionar el correo. Posiblemente una empresa de 20 empleados no necesite Exchange, pero tampoco Google Apps, si ya tienen una página corporativa que les ofrece con su alojamiento servicios de correo como valor añadido. Es una cuestión de equilibrio de recursos.
Exchage es un gran servicio para la empresas. Además podemos gestionarlo integrándolo con otras aplicaciones de servidor de Windows, de manera que la productividad a la hora de trabajar de nuestros empleados puede ser muy alta. Pero Exchange también exige además de la licencia del software un mantenimiento adecuado. Filtros antispam, control por parte del antivirus, copias de seguridad, etc.
En definitiva se trata de una serie de recursos y de horas que debemos dedicar a lo largo del año para mantener nuestro servicio de correo. Tenemos que cuantificar estos recursos para traducir el precio por cuenta que nos genera Exchange. Este tiene a ser más bajo cada vez que el número de cuentas aumenta. Es decir, el coste de mantener el servidor para alojar 100 cuentas será muy similar al coste si mantenemos 200 cuentas.
¿Qué nos ofrece Google Apps? Pues nos ofrece cuentas de correo por 40 euros por usuario y año, por lo que el coste para 100 usuarios sería de 4000 euros al año y si tenemos 200 cuentas el doble. Aquí a mayor número de cuentas mayor coste. Con esto tenemos una disponibilidad garantizada del servicio del 99,9%, difícil de alcanzar con nuestro propio servidor sin redundancia, lo cual implica más costes.
Tenemos 25 GB de espacio de almacenamiento, interoperabilidad con BlackBerry y Outlook, Google Docs, Sites o Calendar, de manera que trabamos en la nube con nuestras aplicaciones siempre disponibles y desde cualquier ubicación. Además integramos los correos bajo nuestro propio dominio y nos ofrecen herramientas para llevar a cabo la migración desde Exchange de forma sencilla.
Además tenemos la garantía de mantener el spam a raya, puesto que los primeros interesados en ello es el propio proveedor de servicios. Los ahorros en programas antispam y mantenimiento de la aplicación de correo combinados con la alta disponibilidad del servicio pueden compensar la inversión realizada con creces. Dependerá de cada organización saber qué es más conveniente para su organización.
Desde luego para el espacio que ocupan las pymes puede ser una buena opción a Exchange, aunque quizás una opción más económica sería contratar mayor tamaño a las cuentas de correo que nos ofrecen los proveedores de hosting de nuestra web, que suelen darnos entre 10 y 100 cuentas cuando contratamos dominios y alojamientos aunque con una capacidad de almacenamiento más baja. Y vosotros ¿cómo lo veis en vuestras empresas? ¿Cuál es la opción más adecuada para vuestra organización?
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