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Cómo organizar tu trabajo desde la perspectiva de la productividad

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Cómo organizar tu trabajo desde la perspectiva de la productividad

Priorizar nuestras tareas puede resultar frustrante, especialmente si se trabaja con un gerente de tendencia adhocrática o una organización que no ofrece objetivos claros. La mayoría de nosotros nos enfrentamos a esta realidad todos los días, en mayor o menor medida.

La investigación frecuentemente citada de Robert Kaplan y David Norton muestra que más del 90% de los empleados no comprende completamente la estrategia de su compañía o no sabe lo que se espera de ellos para ayudar a lograr los objetivos de la organización. Para agravar el problema, investigaciones recientes muestran que los ejecutivos globales dicen que tienen demasiadas prioridades conflictivas.

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Tómate tiempo para las pequeñas tareas que deben hacerse

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Tómate tiempo para las pequeñas tareas que deben hacerse

Todos tenemos esas tareas pequeñas que siempre postergamos pero, que sin embargo, son necesarias para nuestro desempeño. Es el caso de limpiar la bandeja de entrada de emails, hacer las presentaciones que tienes comprometidas pero nunca encuentra tiempo para hacerlas, etc.

Si no puedes delegar, porque no hay nadie en quien puedas hacerlo, o no puedes descartar este tipo de tareas, es el momento de que te plantees como afrontarlas de manera eficiente.

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Poco más de hora y media al día es el tiempo destinado a tareas que aportan valor

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Poco más de hora y media al día es el tiempo destinado a tareas que aportan valor

Según un estudio llevado a cabo por la consultora Kaizen Institute en más de 200 compañías en los últimos 30 años, el empleado en la empresa española destina poco más de hora y media al día es el tiempo destinado a tareas que aportan valor. Solo el 20% de la jornada laboral se invierte en tareas de alto valor para el negocio.

El resto se va entre tiempos muertos, casi lo mismo que en tareas productivas, y la realización de tareas administrativas. Son esas tareas en las que se pierde mucho tiempo, pero que no implican realmente un trabajo productivo. El ejemplo más patente sería el correo electrónico, donde muchos empleados pueden pasar más tiempo coordinando una tarea que lo que luego tardan en ejecutarla.

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Ayuda a reducir el estrés de tu equipo

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Ayuda a reducir el estrés de tu equipo

Como líder, es tu responsabilidad asegurarte de que tu equipo no acabe siendo víctima del estrés y ayudar a la gente a centrarse en lo que realmente necesita hacerse.

Cuando la gente se distrae, puede tardar al menos veinte minutos en reenfocarse en la tarea que estaba realizando. Anima a los miembros de tu equipo a dejar de lado una hora o más cada mañana para aquellas tareas más tranquilas y proactivas.

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Administra tu carga de trabajo

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Administra tu carga de trabajo

Una de las mayores contribuciones que se pueden hacer para tu organización personal y la productividad de tu empresa es centrarte en tu trabajo de mayor valor.

De hecho, si te encuentras asumiendo un número creciente de proyectos y/o personas, desvía las tareas que otra persona puede hacer, incluso si pudieras ayudar, antes de que lleguen a tu lista de tareas pendientes.

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Incrementa el rendimiento de tu equipo con un mapa de tareas

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Incrementa el rendimiento de tu equipo con un mapa de tareas

Si tu equipo no está funcionando tan bien como debería, pregúntate si los miembros del equipo están asignados en los papeles correctos. Las personas son más felices y más productivas si tienen oportunidades de usar sus habilidades, pero los desajustes de habilidades y responsabilidades pueden ocurrir con el tiempo.

Para poder prevenir o solucionar esta situación es de gran utilidad la creación de un mapa de tareas, una herramienta visual que permite ver donde las habilidades faltan o se duplican en un equipo.

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Autónomos y freelance, ¿qué tareas se deben hacer en las horas más productivas?

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Autónomos y freelance, ¿qué tareas se deben hacer en las horas más productivas?

Muchos profesionales y autónomos tienen una jornada laboral bastante extensa en número de horas. Lo cierto es que no todas serán igual de productivas. Por lo general son las primeras seis horas de la mañana en las que es más fácil mantener la concentración y atención en el trabajo. En las tres siguientes, nuestro nivel de atención disminuye y cuesta más mantener la concentración. Entre la hora nueve y doce, la productividad es prácticamente nula. Pero ¿sabes qué tareas afrontar en las horas más productivas?

Un día perdido puede comenzar tranquilamente con una llamada de un cliente que atendemos a primera hora, que tiene el objetivo de centrar las tareas de un trabajo o encargo, pero el cliente se dedica a divagar y no lo tiene claro. En estas seis primeras horas lo ideal es que el autónomo se dedique a su profesión, el trabajo que hace realmente bien, ya sea el diseño de una web, el oficio para el que tiene formación y experiencia.

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El problema del micromanaging

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El problema del micromanaging

Quizás el término micromanaging te resulte familiar, si no, es como se denomina a esos gerentes que tienen el afán enfermizo de controlarlo todo, hasa el más mínimo detalle.

Es una actitud que acaba por perjudicar al equipo ya que produce un tono de desconfianza, daña la moral del grupo y limita el crecimiento del equipo.

Cómo romper el hábito del micromanaging

  • Entiende por qué lo haces

El micromanaging a menudo se produce por la propia inseguridad de quien dirige al grupo. Para ayudar, piense en las razones por las que no debería micromanear en su lugar.

  • Prioriza

Determina qué tareas realmente deben ser realizadas por tí. El verdadero trabajo de los líderes es pensar estratégicamente, no hacer el trabajo de su equipo.

  • Diálogo

Exponer con claridad lo que se pretende del equipo y cada uno de los miembros y con qué periocidad deben informar sobre a ejecución de sus tareas. Eto permitirá aliviar tuestrés y mejoara tu capacidad de delegar en los miembros de tu equipo.

  • Corrige

Díle a tus empleados que confías en ellos para tomar decisiones. Y trates de no reaccionar exageradamente cuando las cosas no van exactamente como le gustaría.

La falta de confianza en el equipo es la razón fundamental sobre la que se sustenta el micromanaging lo que influye en que no se pueda delegar tareas y responsabilidades en los miembros del equipo.

Imagen | RiskPlayWin En Pymes y Autónomos | El poder de saber delegar

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