«Necesitaría un borrador para mañana». «Tengo que dejarlo cerrado al final del día». Seguramente estas frases te resulten familiares. U otras de tono similar. En el día a día de una pyme o pequeño negocio autónomo, la celeridad es de importancia troncal.
Se trata de un adjetivo que podríamos sumar al credo rendimiento, flexibilidad y ahorro. ¿De qué? De todo: tiempo, costes, energía, etcétera.
Para cualquier organización la productividad es esencial, pero más aún para pymes y autónomos. Aunque representan el 99% del tejido productivo español y habrían generado el 60% de los nuevos afiliados a la Seguridad Social durante 2017, según el último 'Informe anual de empleo' de CEPYME y RANDSTAD, están bastante expuestos a los reveses de mercado.
Hora de sacar el máximo provecho
Una de las fórmulas de elevar el índice de productividad es la digitalización. La digitalización permite a las pymes mejorar el uso de información, liberar tiempo y, en consecuencia, centrarse en las áreas fundamentales de su negocio o ganar calidad en su vida personal. En este contexto, la tecnología de impresión es clave para disparar la eficiencia.
La digitalización permite mejorar el uso de información, ganar tiempo y centrarse en el negocio
En primer lugar, es preciso conocer a fondo el negocio y sus necesidades. Es decir, ¿trabajamos con una red de distribución o de manera aislada? ¿Qué tipo de papel usamos, timbrado y personalizado, de gramaje ligero (80 g), folios convencionales A4 o distintos tamaños según el tipo de cliente?
¿Necesitamos máxima velocidad y mínimo ruido de impresión? ¿De cuántos miembros está compuesto nuestro equipo? ¿Podemos hacer una estimación de impresión mensual? ¿Solemos imprimir informes y facturas a cara simple o aprovechamos al máximo trabajando a doble cara? Está claro que existen muchas variables y para cada escenario hay que hallar la mejor alternativa.
Una buena forma de curarse en salud son los sistemas multifuncionales. Proponen el clásico todo-en-uno por muy bajo coste: impresora convencional, escáner, fax —sí, en algunos casos todavía se usa con asiduidad—, copiadora y envío de esas copias a la Web. El cinco en uno perfecto que, a su vez, nos ayuda a no repensar nuestras necesidades a medio plazo, pues ya estaremos cubiertos.
Ahorrando, que es gerundio
Partir de un conocimiento detallado de las necesidades de impresión, copia o digitalización es la mejor inversión de tiempo que se puede hacer para no errar en la elección del equipo de impresión. Con todo, la mayor parte de los fabricantes cuentan en sus catálogos con productos que responden a las demandas más habituales de la pyme.
Así, por ejemplo, HP dispone de la familia de impresoras OfficeJet Pro, pensadas para aportar flexibilidad y ahorro, pero también el máximo rendimiento y calidad en los resultados. Esta infografía resume los modelos de la gama:
Una de las primeras pautas de ahorro de costes pasan por el escáner. Digitalización pura y dura. Recurriendo a él, es posible guardar en una carpeta los archivos que más se usen. Si el nuestro es un negocio de venta online, podemos crear en el Escritorio un acceso directo a los archivos comunes, logos, banners, catálogos de venta, plantillas para crear ofertas, etc.
Para texto o documentos del día a día, el modo Normal y un papel de 80-90 g son los adecuados
No siempre es imprescindible tener los documentos físicamente. Así, cuanto más se use el escáner, más se economizará en papel. Son unos euros extra al año que también redundarán en mayor cuidado del medio ambiente. Ahora, si necesitamos resultados impresos, es aconsejable utilizar las distintas calidades según el propósito de la impresión.
Si solo se requiere mostrar una previa para algún cliente o es material interno, nada mejor que una impresión rápida en un papel de gramaje estándar o bajo (80 g, pues por debajo de esa cantidad podrían producirse atascos), en B/N, calidad Borrador y, si es factible, impresión a doble cara. Para informes donde predomine el texto o documentos del día a día, el modo Normal y un papel de 80-90 g son los adecuados. Mientras, dejaremos los gramajes superiores, la calidad Óptima y el secado lento y satinado para versiones finales o documentos cargados de imágenes.
Igualmente, se ha de considerar el tamaño que se suele manejar. Si es un A4 y se imprime una cantidad de entre 200 y 800 páginas mensuales, lo recomendable es optar por un modelo económico y fácil de mantener, como la HP OfficeJet Pro 6970 que podéis ver en la infografía superior. Además, utiliza cartuchos tricolor para balancear el gasto de tinta de forma equilibrada y se puede instalar en cualquier rincón. Si la carga de impresión, tanto a color como en B/N aumentara, habría que subir en la escala de modelos y optar por una impresora de la serie HP OfficeJet Pro 8000.
Por otro lado, si vamos a manipular documentos en distintos gramajes o escanear en A3, deberíamos tener en el radar modelos como la HP OfficeJet Pro 7720 o la HP OfficeJet Pro 7740, a tenor de la cantidad de páginas mensuales que imprimamos. Toda la serie OfficeJet Pro 7000 es compatible tanto con la impresión como el escaneo en formato A3 y tanto los equipos de esta como del resto de series OfficeJet Pro cuentan con un bajísimo coste por página, hasta un 50% menor que con la impresión láser y ahorros de energía hasta la mitad que contribuyen al cuidado del medio ambiente.
Al hilo del volumen de impresión mensual, otra forma de ahorro que HP pone a nuestro alcance es el servicio de reposición automático de cartuchos HP Instant Ink, que parte de un plan gratuito de 15 páginas mensuales y tiene como tope el plan de impresión frecuente de hasta 300 páginas al mes e ideal para las pymes. Unas líneas más abajo podéis encontrar todos los detalles, por ahora, baste decir que, según estimaciones del fabricante, el empleo de este servicio puede suponer ahorros de hasta un 70% en tinta, lo cual no es nada desdeñable para este sector.
No olvidemos comodidad y seguridad
La comodidad de uso y la seguridad son otros factores determinantes para la pyme y el autónomo. La mayoría de las impresoras actuales acceden a la WiFi y crean una red propia. Ese punto de acceso vendrá genial para imprimir desde cualquier dispositivo móvil, la tableta o convertible o incluso los propios gadgets que usen los clientes.
Es posible escanear y gestionar documentos directamente desde la IP que se asigna, desde el navegador. También hay una o varias cuentas de correo asociadas al servicio. Y, para los fanáticos del control, todo esto deja un rastro tanto en el ordenador como en la memoria caché de la impresora.
Asimismo, en el caso de la familia OfficeJet Pro, todos sus miembros admiten impresión móvil desde la app del fabricante y el uso de herramientas como HP Easy Scan o HP Easy Start simplifica cualquier drama entre la comunicación del PC/Mac con la impresora. Tampoco necesitamos andar apagando y encendiendo esta cada vez que la usemos. Conectada a la red WiFi, se mantendrá en standby hasta cuando deba retomar funciones.
Ni el mantenimiento
Si lo que buscamos es ahorrar tiempo y recursos, además de optimizar la inversión en un equipo de estas características a medio-largo plazo, es obligatorio que mantengamos al día las labores de mantenimiento de cartuchos y cabezales ayudados por el software que le acompaña. Se trata de una rutina breve y muy práctica para no llevarnos sorpresas desagradables en los momentos más inoportunos.
De la misma manera, servicios automáticos de reposición como Instant Ink, de HP, evitarán el disgusto de quedarnos sin tinta y nos liberarán de la tarea de estar pendientes de su consumo. En efecto, es la propia impresora la que solicita automáticamente los cartuchos que necesita antes de que se agoten y HP crea una orden de envío con el nuevo pedido, que llegará a la dirección que elija su propietario.
Disponible en las series OfficeJet Pro 6000 y 8000, existen 4 planes mensuales con el fin de satisfacer diferentes necesidades de impresión: el plan de impresión gratuita con hasta 15 páginas o fotos impresas al mes, el plan de impresión ocasional con hasta 50 páginas o fotos mensuales por 2,99€, el plan de impresión moderada con hasta 100 páginas o fotos por 4,99€ y el plan de impresión frecuente con 300 páginas o fotos por 9,99 €, el ideal para pymes. Se puede cambiar de plan o cancelar el servicio en cualquier momento sin coste, y la cuota mensual incluye el envío de la tinta y la recogida y reciclaje de los cartuchos usados.
Cuanto más alto sea nuestro gasto, mayor el ratio de ahorro. Podemos ahorrar, de hecho, hasta un 70% de la tinta. No consiste en acumular en cajas ni quedarnos tirados en el instante más inesperado. Pensemos en nuestra impresora como en una mascota: debe comer cuando tiene hambre, no a todas horas.
Volviendo al punto de partida, la tecnología ha de servir a nuestras necesidades, ayudarnos a que la conversión de compra se convierta en inversión rentable. En el marco de la impresión, las pautas para ahorrar costes y aumentar la eficiencia son sencillas, no exigen de grandes protocolos: dejar la parte logística en buenas manos y medir nuestro índice de consumo.