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Mantener la mesa de trabajo ordenada y sin papeles es posible, ¿quieres saber cómo?

Mantener la mesa de trabajo ordenada y sin papeles es posible, ¿quieres saber cómo?
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A propósito de una entrada que escribí el otro día una autónoma amiga mía me pregunto, ¿y cómo puedo tener yo una mesa ordenada como la de la foto? Más allá del gusto estético del fotografo, que tiende a ordenar los elementos según una cierta simetría, lo cierto es que mantener la mesa de trabajo ordenada y sin papeles es posible, ¿quieres saber cómo?

Aunque parezca una tontería lo primero que debemos considerar es que tenemos que tener nuestro propio espacio. Esto es algo muy importante si trabajamos en casa, sobre todo si lo hacemos con un portátil, una vez estás en la mesa del comedor, otra vez en la habitación y otro día acabas trabajando en la cocina.

El problema no es ya nuestro, de mantener el orden, es que estamos en zonas comunes de la casa y, a menos que vivamos solos, alguien nos dejará algo encima de la mesa, una chaqueta encima de nuestra silla, publicidad que se ha recogido del buzón, etc. Así es muy complicado mantener el orden.

Di adiós al papel

Parece también algo básico, si quieres tener una mesa sin papeles, trabaja sin papel. Pasa a formato digital todos los documentos que puedas, trabaja con dos pantallas para tener un documentos con el que estás trabajando visualizado en una y la aplicación con la que procesas en la otra. Por supuesto, no imprimas ningún documento que sea digital a no ser que sea el último recurso.

No hay que ser radical, pero hay que reducir, en todo lo posible el uso del papel. Tenemos muchas herramientas a nuestro alcance para hacerlo. Siempre hay alguien que me dice que es más rápido para el hacerlo en papel que a través del ordenador, tablet o móvil. En estos casos, siempre mejor utilizar una libreta de notas que folios sueltos, que luego quedan esparcidos.

Aquí el reto pendiente para los autónomos y las empresas, más que los documentos que nosotros generamos, son la documentación y facturas que recibimos de los clientes. Lo mejor en estos casos es crearnos un expediente digital. Todo lo que llega se escanea e inmediatamente se archiva. Puede parecer mucho más trabajo, pero a la larga veréis como encontrar un documento es más sencillo si tenemos digitalizado el expediente de un cliente.

Si puedes trabaja siempre en la nube

Otra de las cuestiones importantes, que nos obligan a imprimir documentación es trabajar en local. Tenemos la información en nuestra empresa, en casa de un cliente, etc. Como no puede pasarnos los datos por un USB, acabamos por imprimirlos, que muchas veces es lo más rápido. Aquí el correo electrónico es nuestro aliado para que nos lleguen estos archivos adjuntos.

Siempre que podamos es bueno utilizar aplicaciones en la nube, tenemos toda la información siempre disponible, archivos guardados en Dropbox, notas en Evernote, correo electrónico, proyectos y facturación... Todo lo que podamos necesitar y sea práctico mejor llevarlo a la nube.

Puede parecer una tontería pero a la hora de sentarse a trabajar es importante tener un entorno cómodo, que nos permita centrarnos en la tarea que tenemos delante sin distraer nuestra atención. Ver una mesa con una montaña de papeles acaba por producir una sensación e agobio y estrés que muchas veces nos hace dejarnos llevar.

Yo no soy tan ordenado, y si tengo papeles, pero para mi son muy importantes, ya que son una motivación para saber por qué estoy trabajando. Son los dibujos que me hace mi hija, que me recuerdan para qué trabajo. Y vosotros, ¿habéis conseguido trabajar sin papeles?

En Tecnología Pyme | ¿Qué equipamiento informático necesita el nuevo autónomo? Imagen | DaveFayram

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