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Cómo preparar nuestra contabilidad para explotarla en una hoja de cálculo

Cómo preparar nuestra contabilidad para explotarla en una hoja de cálculo
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La potencia de las hojas de cálculo es algo incuestionable, de hecho la mayor parte de los programas de contabilidad permite la exportación a hojas de cálculo. Pero algo que podemos hacer de cara a facilitar el tratamiento de datos es definir las cuentas contables pensando en su tratamiento en una hoja de cálculo.

Hay muchas fórmulas que luego nos permitirán moldear la información de texto exportada en función de nuestras necesidades, por ejemplo, si empezamos la definición de las cuentas con las que se financia la empresa en las entidades de crédito con el mismo número de letras, o palabras del mismo tipo, podemos exportar un balance de sumas y saldos de las cuentas de pasivo con las entidades financieras y extraer luego a una celda esas letras o palabras que identifican a la entidad financiera. Además si a continuación codificamos con el mismo número de letras, o definimos con una palabra el tipo de operación, podemos extraer también a otra casilla esta información.

Formulas para extraer información en Excel

En Excel hay una serie de fórmulas que nos permiten extraer la información del título de la cuenta contable que utilicemos.

Las fórmulas que nos permitirán extraer esa información son las siguientes:

Extraer caracteres al inicio. Para extraer un número determinado de caracteres que se encuentran al inicio de una cadena de texto utilizaremos la función “izquierda”.

Extraer caracteres del final. Para extraer los caracteres del final utilizaremos la función “derecha”.

Extraer caracteres intermedios. Para extraer sólo una parte que se encuentra en medio de la cadena de texto, podemos utilizar la función “extrae”, pero para ello debemos indicar la posición inicial dentro de la cadena donde se iniciará la extracción y la cantidad de caracteres que deseamos extraer.

Extraer la primera palabra. Para ello utilizamos la función “izquierda” en combinación con la función “encontrar” la cual nos permitirá encontrar la posición del primer espacio en blanco que delimita la primera palabra. La fórmula utilizada es la siguiente:

=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1) -1)

Extraer la última palabra. En este caso debemos encontrar el último espacio y a partir de ahí tomar los caracteres de la derecha. La fórmula que utilizaremos seria la siguiente.

=ESPACIOS(DERECHA(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))),LARGO(A1)))

Pero, ¿para que nos vale todo esto?

La explotación de la información de las cuentas contables con bancos en Excel

Una vez extraída a celdas la información que necesitamos podemos generar hojas de cálculo que nos permitan manipular la información según nuestros intereses, aplicar filtros o utilizar tablas dinámicas.

Por ejemplo, si queremos extraer nuestras posiciones con los bancos, para la realización de un pool bancario, partiendo de un balance de sumas y saldos, extraemos el banco y el tipo de operación, hacemos una hoja dinámica y tendremos el riesgo que tenemos con cada entidad financiera, clasificado por el tipo de producto financiero.

También podemos contrastar esta información con la CIRBE que es pública y de esta manera detectar posibles errores, incluso podemos codificar las cuentas de pasivo con el código de la CIRBE.

Además, a nivel interno y de cara a cualquier negociación con entidades financieras, tendremos de una manera muy visual las posiciones con todas las entidades financieras y los productos de pasivo que tenemos contratados.

Ejemplo definición cuentas contables para extraer caracteres:

LIS BPOPULAR LEASING C/P

FIN BANCBBVA PRESTAM C/P

Otro ejemplo en este caso para extraer palabras:

BBVA LeasingC/P

Santander PrestamoL/P

¿Debemos de empezar a adaptar nuestro Plan Contable para su explotación en hojas de cálculo?

Imagen | @ondasderuido

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