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Cómo aplicar la técnica 6/6 para realizar reuniones eficaces

Cómo aplicar la técnica 6/6 para realizar reuniones eficaces
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Cuando los individuos se mueven dentro de grandes grupos, se diluyen sus opiniones y se pierde una gran parte del sentimiento de responsabilidad sobre la decisión común. De esta manera, el pensamiento de cada uno queda sometido al peso ilusorio de la mayoría, produciendo grandes problemas en las organizaciones que necesitan tomar decisiones en equipo.

Para luchar contra los efectos del "grupo pensante" y a otros fenómenos descritos por la psicología social, existen técnicas como la llamada "6/6" de Donald Philips, especialmente útil para realizar consultas a grupos grandes. Por ejemplo, para que en una empresa de 20 miembros, sus miembros puedan proponer soluciones ante un problema concreto de forma eficiente.

¿Qué es la técnica 6/6?

La dinámica "6/6" resulta muy sencilla de explicar sobre el papel, ya que se basa en dividir los grandes grupos en subgrupos compuestos por 6 personas para que se produzcan debates independientes durante 6 minutos, para posteriormente obtener una conclusión general.

Con esta característica básica, se disminuye el peso del "grupo pensante" y se aumenta la presencia de las ideas minoritarias que podrían haber quedado sepultadas por una consulta "masiva". Además, se trata de un método rápido y que requiere poca preparación, a diferencia de otras técnicas como la de los seis sombreros del Dr. Bono (que por otro lado introduce el pensamiento "forzado" en el debate).

Por ello, hablamos de un sistema muy utilizado aunque no siempre de la forma más adecuada, ya que para que el método de Philips sea funcional, debe seguirse una estructura ordenada y dinámica. Nuestro objetivo será eliminar la inhibición, fomentar la naturalidad, aumentar la participación, utilizar la síntesis y no eternizar las tomas de decisiones.

Preparación

Aunque el método propone grupos de 6 personas, es habitual que se realice una división sobre el número total para crear varios grupos del mismo tamaño. Esto no supone ningún problema siempre y cuando pongamos el límite máximo entre las 6/8 personas y el mínimo entre 4/5, aunque como resulta lógico, se desconoce el número exacto que puede afectar al pensamiento individual, quedando como la idea básica de que deben ser grupos pequeños.

Como nos vamos a basar en una estructura, es bueno llegar a la reunión con las ideas claras sobre el tamaño y el número de los grupos a formar , así como si será necesario que uno de los grupos tenga un miembro más para que todos puedan participar. Evitemos contar y dividir sobre la marcha. Evitemos divagar y perder mucho tiempo con este paso.

Ahora ¿cómo van a estar formados estos grupos? Algunos optan por el azar, pero creo que lo mejor es realizar grupos interdepartamentales. Es decir, que en un grupo de 6, haya personas de diferentes departamentos con el fin de mejorar la cohesión, evitar que se cierren a planteamientos preestablecidos y obtener respuestas integrales.

De esta manera, podemos acudir con los grupos hechos o realizarlo por sorteo, pero separando a los candidatos por departamento (cada departamento representado por el color de papeleta y el individuo por su nombre, por ejemplo). Realmente esto queda en las manos del director, como la preparación de la sala, siendo más importante aún el acudir con las ideas claras sobre lo que se va a consultar a los grupos.

Realización

Con todos reunidos, se explica el motivo de la reunión y el punto sobre el que se va a debatir de forma clara y sintética. Se realiza la división en grupos, proporcionando un espacio para cada uno (mesa, grupo de sillas o lo que sea factible) y se explica que cada uno debe nombrar a un moderador y a un secretario.

El moderador será el encargado de controlar los turnos de palabra, mientras el secretario toma notas sintetizando las ideas compartidas por los miembros. Si aplicamos el método 6/6 de Philips, a cada miembro le correspondería un minuto para expresarse, por lo que puede ser buena idea dejar unos minutos previos para que todos piensen sus planteamientos.

El director controlará el tiempo total y avisará según se acabe el tiempo, para que tras la exposición de cada miembro se pueda realizar una breve discusión entre las posturas.

El tiempo total puede prolongarse según el tema a tratar y el número de personas por grupo, quedando a manos del director el poder ir estirando los plazos según observe que se está realizando la actividad. Una vez terminado, el secretario de cada grupo expresa los puntos o propuestas que se han obtenido, siendo anotadas en un global para centrar el debate en ellas, o para que simplemente queden registradas para que la empresa pueda estudiar si se encuentran soluciones aplicables.

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