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De acuerdo con mi experiencia, diciembre es un mes que destaca sobre el resto de los meses por dos razones, los puentes y la cantidad ingente de reuniones que hay que atender por el cierre del ejercicio.

En este sentido, el otro mes crítico, es septiembre en el que apenas hay tiempo disponible para todo aquello que no sea reunirse para elaborar y revisar el presupuesto del ejercicio siguiente. Por eso, tanto en septiembre como en diciembre, hay que planificar muy bien las reuniones para que no consuman todo el tiempo disponible.

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Cada día se habla más de networking, de ferias profesionales que fomentan las interrelaciones profesionales y de todo tipo de eventos. Y yo, en muchas ocasiones he hablado de la necesidad de estas relaciones profesionales en el mundo actual, y de la bondad de las ferias y demás, pero hoy quiero criticar a los que sólo van de excursión o bien a comer canapés.

Me explico, ir a ferias profesionales está muy bien, hacer contactos profesionales está muy bien, es instructivo, beneficioso y maravilloso, e ir a eventos es interesante. Pero siempre que sepamos a lo que vamos, pues ir por ir mejor nos quedamos en casa.

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Evidentemente este artículo no pretende dar motivos para no innovar sino todo lo contrario. Tenemos que enfrentarnos a ciertas barreras mentales a la hora de crear nuevas ideas y es bueno conocerlas de antemano pues muchas representan resistencias naturales al cambio que debemos evitar exteriorizar en reuniones creativas.

Los métodos de los que hemos estado hablando los últimos días no servirán de nada si dejamos que estas excusas nos frenen.

No hace falta ser adivino para saber las contras que te pondrás y te pondrán a la hora de crear algo nuevo o modificar lo existente. Los cambios en ocasiones requieren luchar contra lo establecido y lo habitual por lo que supone superar un muro invisible a la hora de expresarse.

En el Brainstorming, por ejemplo, se suelen prohibir utilizar estos argumentos pues frenan la creatividad y evitan que una organización abra la mente a otras formas de trabajar.

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Podemos ir a una reunión con dudas sobre el resultado que obtendremos en la misma, pero nunca debemos acudir a una reunión con dudas sobre nosotros mismos. En una reunión podremos lograr los objetivos o no, pero como mínimo deberemos haber tenido que estar a la altura de las circunstancias.

Ir a una reunión es ir a un tablero de juego donde deberemos jugar un determinado papel para lograr un resultado final. Y para que ese resultado final sea el más óptimo para nosotros deberemos haber acudido al tablero de juego excelentemente preparados, pero especialmente deberemos acudir excepcionalmente convencidos de nuestras posibilidades.

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A la hora de realizar reuniones, entrevistas o charlas comerciales es esencial conocer el tipo de interlocutor que tenemos delante. Según se va ampliando la experiencia resulta más sencillo determinarlo pero, aún así, en ocasiones resulta complicado hallar una manera efectiva de afrontar un contacto adaptado al individuo.

Cuando la exposición se produce con un grupo numeroso se crea una mezcla de interlocutores (cada uno con su personalidad) que puede desorientarnos y echar abajo cualquier programación si no estamos entrenados. Sentirnos abordados por varios perfiles a la vez puede resultar bastante complicado.

Conocer a priori la naturaleza del interlocutor no siempre es posible, por desgracia. Vamos a describir algunas tipologías y la forma de mantener una comunicación adaptada a las mismas.

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En las reuniones laborales es frecuente encontrarnos estancados por las posturas o roles de los participantes. Según el psicólogo Edward de Bono esto se puede llamar pensamiento reactivo, un tipo de comportamiento basado en el diálogo y la argumentación pero sin generar propuestas. Es decir, defender una postura sin más.

En contraposición a esta habitual forma de pensar encontramos un pensamiento centrado en producir propuestas, generar alternativas y evaluar las prioridades de aquellas que se han realizado. El autor lo definió como pensamiento creativo y generó un curioso método para ser implementado en reuniones y lograr superar el atasco de las posturas reactivas. Es la llamada técnica de los seis sombreros.

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Cuando necesitamos realizar un consenso entre un grupo de personas podemos llegar a una decisión ilusoria e inválida. Esto puede producirse por la formación de lo que la psicología social denomina “grupo pensante”.

Este grupo puede llevarnos a tomar decisiones empresariales desafortunadas que no siempre son las más óptimas así que saber de su existencia puede ayudarnos a crear reuniones grupales más eficientes.

El grupo pensante puede surgir cuando se intenta lograr un acuerdo entre personas de mentes similares. En los negocios, bajo una situación de estrés o presión, lograr el acuerdo puede tener más importancia que la manera de alcanzarlo llevados por una percepción colectiva del problema que bien podría estar equivocada.

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Somos muchos los que día tras día vemos como el día se nos va de las manos, la jornada profesional no nos da más de si y tenemos graves problemas para desconectar. También somos muchos los que día tras día nos vemos en la obligación de reunirnos con clientes, asesores o mil y un contactos profesionales, y nos gustaría hacerlo en un ámbito más distendido que la oficina, para ambos casos el golf es la solución.

Yo (como es evidente y digo siempre por mi redonda figura) nunca he sido un gran amante del deporte, ahora bien, he de reconocer que en el golf (con el permiso de la bicicleta estática de cada día, que por lo visto grandes resultados no me da) he encontrado no tan solo un deporte donde practicar una tranquila y pausada actividad física, también he encontrado un excelente instrumento de ayuda y de relación profesional, me explico.

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Dicen que uno sigue siendo joven mientras mantiene viva la capacidad de sorprenderse. Pues bien, yo debo seguir siéndolo, ya que a día de hoy, y tras muchas horas de vuelo, sigo quedándome pasmado cuando en una reunión de trabajo, en una entrevista, etc, veo que hay gente que, por sistema, no coge notas, no apunta nada. No tengo muy claro si esto se debe a que tienen una memoria prodigiosa, a que les da apuro, a que son vaguetes o a que piensan que puede resultar intimidatorio para alguien. No lo sé. Pero tengo claro, que salvo en casos más bien formales, de poco contenido, o en entornos muy protocolarios, conviene tomar notas. ¿Por qué?

Pues por múltiples razones, que me resulta difícil sintetizar en una sola que las englobe a todas, y de las que me he ido convenciendo a lo largo de mi experiencia profesional. Hay desde motivos prácticos hasta de educación, pasando por alguna que otra paranoia mental mía A continuación, y sin ánimo exhaustivo os resumo cinco razones para tomar notas en las reuniones.

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