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¿Sabes qué información debe conservar tu empresa?

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Ya hemos hablado en más de una ocasión del síndrome del Diógenes digital, que nos lleva a acumular mucha más información en la empresa de la que realmente necesitamos. Esto a efectos de trabajo, pero si a esto le unimos las obligaciones según las distintas legislaciones el resultado es que muchas empresas no tienen claro qué información deben conservar y cuánto tiempo hacerlo.

Según un reciente estudio llevado a cabo por la empresa Iron Mountain, el 35% de las empresas en Europa admite que conservan toda la información sobre sus empleados y clientes, así como toda su información financiera “por si acaso la necesitan”.

La legislación europea varía de un estado a otro y además cambia con frecuencia. De esta manera tenemos plazos de conservación de documentos muy dispares. El periodo medio de conservación de documentos ronda los 6 años, pero puede ir desde 3 meses para las quejas de clientes hasta más de 20 años para acuerdos confidenciales o patentes.

Por sectores, el de fabricación e ingeniería es el que conserva más documentos, donde casi la mitad de los encuestados aseguraban que guardaban toda la información. Van seguidos del sector financiero, que conserva todo en un 39% de los casos. Dentro de estas empresas que conservan todos ronda el 10% las que no tienen ninguna política de gestión documental.

No es ya una cuestión de espacio, como hemos explicado en alguna ocasión, sino de consumo de recursos y mejora de la productividad, donde necesitamos luego encontrar los documentos, tenerlos ordenados. De otra manera lo que conseguimos es que tenemos guardada tanta información que somos incapaces de encontrar aquello que necesitamos de forma ágil.

Más información | Iron Mountain En Tecnología Pyme | Curación de contenido en la Pyme, no conviertas a tu empresa en un Diógenes digital Imagen | sideshowmom

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