Con este sonoro nombre, Remember the Milk, deja bien a las claras su propósito y su talante. Un programa que pretende ayudarte a completar tus tareas, sin miramientos. RtM como se le conoce popularmente, es un servicio en la nube con acceso web y aplicaciones para los principales dispositivos móviles.
RtM es una herramienta, pero está concebida para seguir un método, el Getting Things Done. En el año 2003 el profesor David Allen escribió el libro Organízate con eficacia en el explica un sistema de organización personal, que millones de personas hemos adoptado y adaptado en mayor o menor medida.
Que las cosas se hagan
El sistema GTD afirma que debes anotar todas tus tareas, de forma que no estés preocupado de acordarte de lo que tienes que hacer, sino de hacerlo. Para que estas anotaciones sean eficaces, ya que será muchas, han de seguir un patrón y una organización.
Sin entrar en demasiado detalle diré que el patrón a seguir es recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer tareas. Aunque todo ello se puede hacer con lápiz y papel, herramientas como RtM nos ayudan y mucho en esta gestión. Figuradamente hablamos de llenar un cubo de tareas por hacer que debemos vaciar llevándolas a cabo lo antes posible o descartándolas conscientemente.
La otra pata del sistema es organizar las tareas agrupándolas en listas según contextos. De nuevo Remember the Milk ayuda extraordinariamente en esta fase dejándole al usuario la libertad necesaria para definir sus contextos.
Listas, etiquetas y contextos
En el lenguaje de Remember the Milk, lo que David Allen llama contextos se traduce en listas. Estas listas, en principio son carpetas predefinidas en las que organizar las tareas. Pero pueden ser consultas dinámicas definidas por los usuarios. Por ejemplo, puedo tener la lista predefinida TecnologiaPyme, y la lista dinámica de tareas pendientes para los próximos tres días. Las carpetas no tienen que crearse por anticipado, si no que se van creando mediante etiquetas que decoran la tarea. Por supuesto una misma tarea puede aparecer un diversas listas, fijas y dinámicas.
Sincronización entre distintas plataformas e integración con otros servicios
Centrándonos en lo que el programa ofrece, empiezo destacando una condición indispensable y es que sea un servicio multiplataforma, en este caso: web, iOS, BlackBerry, Android y Outlook. Ya que la adopción del sistema GTD requiere un uso intensivo del sistema de notas, el programa de apoyo debe estar siempre a mano. Para mi gusto RtM es muchísimo mejor en su versión para iOS que en su encarnación web.
Una característica muy popular es su integración con los servicios web de la familia Google, tanto GMail como GCalendar. Algo más sorprendente es su integración con twitter y mensajes de email, que requieren un explicación detallada.
Definir e interactuar con tareas mediante mensajes de texto
Quizá sea una vieja añoranza de los carrozas que llegamos a la informática cuando aún no había ratones, pero me encantan los programas que permiten interactuar con ellos a base de comandos de teclado. En este caso, y ya que queremos ser eficaces en la recopilación y organización de tareas, merece la pena aprender los cuatro comandos que nos permitirán ser mucho más ágiles en nuestro trabajos. Para que tengáis una idea os dejo estos ejemplos:
- Escribir artículo #TecnologíaPyme ^lunes
- !complete Escribir artículo
Bueno pues con el primer mensaje acabo de crear una tarea, asignarla a la lista o contexto TecnologiaPyme, y decir que debo hacerla el próximo lunes. Con el segundo la acabo de marcar como completada.
Ya ves que si haces llegar estos mensajes a RtM, bien por email, bien por twitter, puedes interactuar con el sistema desde casi cualquier sitio. Esto no es un artificio, lo destaco porque permite crear tareas al vuelo mientras revisas tu twitter, o crear una tarea reenviando un correo. Esto redunda en que se te escapen menos cosas por hacer.
Más Información | Remember the Milk
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Alberto Basalo es el fundador de docuralia un gestor documental en la nube para PYMES
Trabajó en empresas como Zara o Tous
Puedes seguirlo en Twitter: @albertobasalo y leerlo en el blog de docuralia y en su blog técnico Arquitectura Binaria