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La intranet en la pyme (I): Introducción

La intranet en la pyme (I): Introducción
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Lejos han quedado los tiempos en que muchas funcionalidades a nivel de software y hardware se quedaban en las grandes empresas. Una pyme podía aspirar a compartir archivos en su red y poco más, pero tal vez, los fabricantes para ampliar mercado han desarrollado productos que siendo similares a los desarrollados para grandes empresas, se ajustan en precio y requisitos para funcionar a las pequeñas empresas.

El desarrollo de proyectos opensource parece que está obligando a Microsoft a competir en la gratuidad de productos y suele lanzar en paralelo a software de pago, desarrollos sin coste que van incluidos por ejemplo en las versiones de su sistema operativo de servidores.

Toda esta introducción es para indicarnos que en nuestra empresa, aunque solo sean 5 PCs conectados en red, puede disponer hoy día de lo que se llama intranet, un lugar accesible a través del navegador web donde podemos entre otras muchas cosas centralizar las decenas de archivos que tenemos en carpetas de nuestra red.

Voy a describir algunas características que podemos encontrar en un sistema de información centralizada que utilicemos como intranet, aunque según el software que escojamos tendrá más o menos funcionalidades:

  • Publicación de noticias de la empresa, muy importante tener un canal de noticias interno y que los empleados no se enteren de ellas por el boca a boca
  • Organización por departamentos / grupos de la información, pudiendo acceder cada grupo a la información que le interesa
  • Calendarios compartidos para un grupo de usuarios con lo que podemos organizar el tiempo e incluso reuniones convocando a todos los miembros del grupo
  • Desarrollar una base de conocimiento para solventar dudas. La desarrollarán los mismos empleados convirtiéndose en una fuente de información de gran valor.
  • Organización del trabajo en tareas, pudiendo asignar tareas a cualquiera de los empleados
  • Compartir archivos, incluso manteniendo versiones antiguas para comparar
  • Integración con el correo electrónico de la empresa y con el software de ofimática que utilicemos
  • Centralizar todos los documentos de la empresa permitiendo buscar rápidamente lo que necesitemos, establecer quien puede publicar, modificar o solo leer estos documentos

Podemos ser ambiciosos y desear muchas funcionalidades, pero lo lógico para empezar, es elegir las que mejor encajen con nuestra empresa e ir introduciendo poco a poco las que pensemos que serán de mayor utilidad para nuestros empleados. Mi opinión personal: Un medio de comunicación de noticias interno y una base de conocimiento desarrollada por los empleados son esenciales para mejorar la productividad de nuestra empresa.

Fotografía | David Boyle in DC

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