Muchas empresas ya utilizan discos duros virtuales para tener en la nube documentos siempre accesibles. Para muchos hablar de discos duros virtuales o almacenamiento en la nube es hablar de Dropbox. Hasta ahora era un servicio muy utilizado de forma individual en las empresas, pero ahora Dropbox lleva su versión de empresas a un terabyte de capacidad en la nube.
Las funcionalidades y forma de trabajar serán semejantes a las que estamos habituados en Dropbox. Aumenta la capacidad de la cuenta de empresa que pasa de 350 GB a 1 TB. Mantiene cinco usuarios, cada uno de ellos con 200 GB de capacidad cada uno que darán un total de 1000 GB de capacidad. Los archivos se guardan cifrados en Amazon S3 en centros de datos seguros mientras están en la nube y a la vez en los equipos que tenemos sincronizados mediante Dropbox.
Desde luego el precio será de algo más de 560 euros al año para los cinco usuarios, con el cambio actual euro / dólar. Si queremos añadir usuarios adicionales tendremos que pagar unos 90 euros adicionales anuales por cada uno, pero tendremos otros 200 GB adicionales.
La verdad es que bien mirado, no sale mal, puesto que la cuota de grupo sale a unos diez euros por usuario y mes, que es algo más de lo que se venía pagando por 50 GB de almacenamiento por usuario individual. Lo cierto es que para las empresas que necesitan esta cantidad de espacio en la nube puede ser una solución muy solvente, aunque lo cierto es que los últimos problemas de seguridad que ha tenido el servicio me dejan algunas dudas.
Ventajas y diferencias de Dropbox para empresas
Estas versiones tendrán soporte telefónico y podrán incorporar historial de versiones de documentos, lo que ayuda mucho a la hora de trabajar un documento entre varios usuarios. Los usuarios se podrán pasar de su cuenta habitual a la cuenta de equipo manteniendo la información. El usuario que sea administrador del equipo podrá ver en cada momento que espacio le queda a cada usuario, así como dar de alta o baja a los miembros o enviarles mensajes de forma simultanea.
Respecto a las carpetas compartidas hay una gran diferencia a la hora de contar la cuota de usuario con lo que estamos habituados. Si para usuarios normales, la cuota ocupada de la carpeta compartida cuenta para cada uno de ellos, para los de equipo o empresa cuenta en global. Es decir, si compartimos 100 GB con el resto del equipo, cuentan como 100 GB, no 100 GB para cada uno de sus cinco miembros. Esta opción nos da mucha más flexibilidad a la hora de compartir documentos.
Con sus virtudes y defectos lo cierto es que no es una mala solución para una empresa, que pueda disponer de esta cantidad de información, por ejemplo para sus cinco sedes, y luego tener cuentas de usuarios gratuitas que podamos administrar de forma individual para cada uno de los empleados, que de esta manera tendrán disponible siempre los datos de los proyectos en los que están trabajando.
Si alguna duda me queda esta se relaciona más con la forma que tiene de sincronizar Dropbox, dentro de su carpeta, que si bien podemos ubicar en nuestros equipos en cualquier lugar, sería más cómodo sincronizar directamente carpetas que ya tenemos creadas en el equipo, sin necesidad de tener que crear la de Dropbox y mover a ella la información. En este sentido soluciones como Spideroak o Sugarsync son más interesantes.
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