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Controlar el gasto de impresión y papelería de oficina para evitar sorpresas

Controlar el gasto de impresión y papelería de oficina para evitar sorpresas
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¿Ha pensado alguna vez cuánto podría ahorrar al cabo del año si controlara mucho más el coste de impresión y de papelería en la oficina? Se trata, sin lugar a dudas, de uno de esos gastos pequeños a simple vista inofensivos pero que, por esa misma razón, pueden ser una trampa. Optimizar el consumo y renegociar los contratos con los proveedores de ese material son dos de las medidas más destacadas.

El gasto de impresión y, por ende, de papelería en una oficina depende mucho del tamaño de la empresa y de su actividad. El papel, los cartuchos de tinta y todo el material que va desde bolígrafos hasta rotuladores pasando por carpetas o archivadores... Con un mal uso o una mala gestión la factura mensual puede salir demasiado cara.

Para el caso de la impresión, hay que establecer un control. No sólo inculcar a la plantilla la necesidad de reducir al máximo el número de copias (por ahorro económico y respeto al medio ambiente), sino establecer procedimientos para un control periódico y analizar si ha habido desfases importantes. En el caso del material de papelería, esa revisión para gastar lo imprescindible se antoja como una medida a tomar.

En ambos casos, hay que tener en cuenta la necesidad de negociar el mejor contrato con el proveedor. Como ya hablamos hace unos días en un artículo genérico sobre los suministros generales de una pequeña empresa, se deben pedir varios presupuestos a compañías distintas, comparando precios e, incluso, renegociándolos en la medida de lo posible.

Como decíamos, este puede ser un gasto ‘tapado’ que, realmente, no es abultado pero que con una gestión ineficaz y un mal uso puede ser un pequeño agujero más en la línea de flotación de la pequeña empresa.

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