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Algunos consejos para elaborar un cuadro de mandos

Algunos consejos para elaborar un cuadro de mandos
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En cualquier empresa u organización necesitamos manejar referencias sobre datos para conocer la situación en un momento dado del tiempo, y que a su vez nos permitan trazar su evolución en el tiempo para poder evaluar su desempeño.

Para perseguir este objetivo se hacen indispensables los informes de gestión o cuadros de mando, que necesitan de recursos y tiempo, lo que se traduce en coste, por lo que es importante que los confeccionemos de una manera eficiente, para los que podemos seguir los siguientes consejos:

1. Principios básicos por los que se ha de regir un cuadro de comandos

  • Relevancia

Dentro de la empresa se pueden obtener mucha información, por tanto, pero no por reunir una mayor cantidad de datos nuestra empresa será mejor, por lo que debemos de tener la capacidad de seleccionar aquello que es más relevante para que realmente sean útiles.

  • Oportunidad

La gestión de la información, el diseño de sistemas de información y la explotación de los mismos claro está que consume recursos económicos, por lo que también es importante la oportunidad de abordar las necesidades de información, actuando de acuerdo al binomio que nos brinda el correcto control de la gestión a un coste económico adecuado.

  • Trazabilidad

Dentro de nuestro segundo objetivo, la comparabilidad, debemos de crear un modelo de información que permita su alimentación en el tiempo de una manera automática y/o procedimental, porque no resulta muy lógico que tengamos que emplear demasiado tiempo en la confección de nuestra cesta de información.

  • Sencillez de la comunicación

Cuanto mayores son las organizaciones mayor necesidad de reporte se da desde los mandos intermedios a los directivos, por lo que para promover una comunicación eficiente es necesario que los informes se redacten de una manera bien estructurada, con un formato que se mantenga en el tiempo, y con una exposición directa y sin titubeos. Solo así se promoverá una correcta interpretación, porque no olvidemos que el fin último es transmitir la situación de la compañía para la toma de decisiones.

  • Consensuar necesidades de información

Un cuadro de mandos finalmente trata de cubrir las necesidades informativas de distintas áreas a la hora de estudiar sus planes de acción, por lo que como usuarias, estas áreas pueden elevar distintas propuestas para modificar distintos contenidos con el objetivo de que sus necesidades se encuentren reflejadas en el mismo. En la medida en la que nuestra empresa es más grandes, mayores son ´los grupos de interés dentro de la misma, y con ello, mayores las propuestas de modificación.

En este sentido, no podemos olvidar que un cuadro de comandos debe ser un informe íntegro, bien estructurado, pero que a su vez, no podemos dar cabida a todo tipo de contenidos por el hecho de que un usuario en cuestión pueda necesitarlo en un momento puntual del tiempo, siendo mucho más adecuado recomendarle otro cuadro de mandos específico u orientarle en la elaboración de su informe de gestión de características particulares.

2. Implementación

A la hora de implementar un cuadro de mandos debemos llevar a cabo un trabajo previo muy importante, ya que su definición, desarrollo y mantenimiento dependerán cuestiones como su importancia, su relevancia y su utilidad, veamos algunos puntos:

  • Definición

Por obvio que parezca el primer punto sería la definición de la necesidad de información, lo que se ha de determinar consensuándolo entre todos sus futuribles usuarios, buscando una posición de consenso a la hora de seleccionar qué información vamos a incluir, así como cuáles serán las fuentes de información que lo alimentarán, y el grado de detalle al que queremos ir.

  • Frecuencia

Como bien comprenderán no todas las variables de control han de analizarse con la misma periodicidad, porque por ejemplo, no tendría mucho sentido analizar un ROE diario ni tampoco una exposición a la caída del Euro respecto a la libra esterlina al año, por lo que debemos sopesar la frecuencia con la que vamos a confeccionar nuestro tablero de comandos en base a las variables a analizar.

  • Delimitar el perímetro de usuarios

El tablero de comandos de la compañía contendrá información relevante y a la par muy sensible, por lo que ha de cuidarse no solo su confección, sino que también las áreas que harán uso del mismo. Por tanto, no tiene por qué ser accesible a todos los miembros de la compañía, sino que solo se ha de facilitar a los miembros de la organización que mediante un criterio de responsabilidad, utilidad para sus funciones y relevancia, esta herramienta de información de gestión pueda contribuir al mejor desarrollo de sus tareas.

3. Conclusiones

El tablero de comando se hace indispensable para la gestión de cualquier empresa, pero de la forma en que se aborde dependerá si realmente se convierte en una herramienta eficaz y oportuna para gestionar la toma de decisiones, o bien derivará en información redundante o irrelevante, por lo que el cuidado de todos y cada uno de los aspectos que hemos comentado marcarán la consecución de su objetivo.

Al mismo tiempo, comentar que no se trata de una herramienta estática, ya que nuestra organización evoluciona con el tiempo, y además, los focos de atención variarán en función de las circunstancias y de los objetivos corporativos, por lo que debemos introducir la flexibilidad necesaria para que esta herramienta pueda readaptarse en base a escenarios cambiantes.

En Pymes y Autónomos | Diseñar la estructura de la empresa
Imagen | tablero_de_comando

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