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Hace unos días, nuestros compañeros de Tecnología Pyme publicaban un post sobre el correo electrónico, ¿propiedad de la empresa o del trabajador? en relación al carácter público o privado del correo electrónico que la empresa pone a disposición de sus trabajadores.

El correo electrónico de la empresa es de uso laboral y la empresa está legitimada para acceder al contenido de la cuenta de correo electrónico de un trabajador. La empresa no necesita el consentimiento de los trabajadores para poder acceder a esas cuentas, independientemente de que el trabajador pueda hacer uso de las mismas para asuntos personales.

Lo que sí debe tener en cuenta la empresa es que, en virtud del artículo 5.1 de la LOPD, debe informar previamente al trabajador de este aspecto y fijar las reglas de uso de esas cuenta de correo, así los trabajadores sabrán claramente cómo deben utilizar esas cuentas, los controles que la empresa puede establecer para asegurarse de que se cumple ese uso e incluso contemplar la posibilidad de que en ausencia del trabajador se pueda acceder a la información contenida en esas cuentas.

Supongamos que a causa de una enfermedad, vacaciones o cualquier otro motivo, el trabajador esté varios días sin ir al trabajo, y que en su cuenta de correo electrónico se pueda recibir información importante para la actividad de la empresa. Si las normas internas de uso del correo electrónico así lo reflejan, se podría acceder en su ausencia a esa cuenta de correo para comprobar los mensajes recibidos.

El trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, pero ese respeto no incluye la privacidad de las cuentas de correo electrónico de la empresa cuando así está establecido en sus normas de uso. Ese deber de información de la empresa al trabajador puede cumplirse mediante una cláusula incluida en el contrato de trabajo o incluso mediante una circular a todo el personal de la empresa que detalle cómo se regula la utilización del correo electrónico corporativo.

Por tanto, cumpliendo el deber de información previo, el correo electrónico de la empresa tiene carácter público. La empresa puede acceder a la información almacenada en esas cuentas y es responsabilidad del trabajador la utilización de las mismas para otros fines que no sean los meramente laborales.

En Pymes y Autónomos | Dos años de cárcel a dos empresarios por usar el correo electrónico personal de una trabajadora
Imagen | Robert Scoble

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