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GTD, organizando nuestro día a día

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En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

Una vez tenemos recopilado todo, lo organizamos en listas de tareas, tan detalladas como sea posible y las separamos por temas o proyectos, asignando a cada acción un contexto (si es una llamada de teléfono, enviar correos, leer documentos, lo que se os ocurra y que pueda repetirse). El fundamento de ésto es ser capaces de visualizar todo lo que tenemos pendiente desde diferentes ángulos, por decirlo de alguna forma, de manera que nos facilite su localización y ejecución en el momento más conveniente.

El siguiente paso es establecer una rutina de revisión, a ser posible diaria, que nos permita ir completando los pasos que hemos anotado para que no se nos quede nada en el tintero. Aunque podemos seguir esta metodología con papel y lápiz, queda claro que es el terreno perfecto para una aplicación informática, un software que nos ayude a planificar nuestra organización y establecer los avisos y recordatorios que necesitemos de forma sencilla. De hecho, existen muy buenas alternativas a las que acudir para ponerla en práctica que veremos en otra entrada.

Gráfico GTD

Como apoyo a la explicación de la película, sobre estas líneas tenéis un gráfico resumen del sistema GTD, versión libre del creado por Stefanos Karagos, que ayuda bastante a entender todo el proceso. Es una base de la que partir para que sea cada uno el que lo adapte a sus necesidades reales. A mí cada vez me resulta más útil, así que si os sentís desbordados, ¿por que no darle una oportunidad?

Sitio oficial | David Allen Foto y gráfico original | Anabubula.com

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