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Adiós al correo electrónico en la empresa

Adiós al correo electrónico en la empresa
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Tras la publicación el otro día del artículo “¿Hace falta un informático en la empresa?: ahorra dinero contratándole” tuve un intercambio de opiniones con Pablo Herrero, compañero de Pymes y Autónomos, sobre los diferentes usos y posibilidades del correo electrónico en la empresa. Pablo planteaba Gmail y Google Apps como la mejor posibilidad. Pero, ¿por qué no ir un poco más allá? Abandonemos el correo electrónico y adoptemos las herramientas colaborativas que nos proporciona la web 2.0.

La verdad es que hubo una época en la que tras volver de un período de vacaciones de 10 días me encontraba con 800 correos pendientes de leer, y eso que había puesto el Asistente de Fuera de la Oficina, para que reenviaran los correos a un compañero. El correo se puede volver una herramienta estresante. Yo tengo un amigo que lee los correos en “vertical”, porque no tiene tiempo de revisar todos los que le llegan.

De todos los correos que recibimos no todos son importantes. Unos van dirigidos a tí y otros te los lees simplemente para estar informado, y sueles ir en copia. Llega un momento en el que si además recibes correos personales en el que puedes saturar tu capacidad y prácticamente dedicas una gran parte del día a gestionar el correo. Cuando se dan estas circunstancias es el momento de plantearse cambiar de herramienta, no es posible que una herramienta informática que está para ahorrarnos trabajo nos genere más problemas que beneficios.

Estoy de acuerdo con Pablo en que la informática al fin y al cabo es un instrumento que tiene que servir para ahorrarnos tiempo, trabajo y recursos, no para aumentarlos. En este caso, una vez que hemos llegado a esta saturación de correo, ¿cuál es la alternativa? Pues yo tengo muy claro que la solución es la web 2.0 y sus recursos y por lo que se ve en la estadística de la imagen, las nuevas generaciones también.

Podemos usar herramientas y sistemas más colaborativos como Facebook, donde cuando yo produzco un evento, una actualización es enviada a las personas con las que estoy relacionado. Es decir, cuando yo informo que convoco una reunión aparecerá una actualización en su página que se lo indicará. Si es interesante o estás directamente relacionado puedes leer o saber más información o si no no te ha llevado más allá de un vistazo rápido.

Estas opciones se pueden complementar con otras variedades colaborativas de la web 2.0, como pueden ser los blogs colaborativos, un wiki o twiter… De alguno de ellos ya se ha hablado aquí y, de otros, tened la seguridad de que dentro de poco se hablará en vuestras empresas. Todas estas herramientas comparten una característica fundamental a mi modo de ver, son herramientas que exigen que los usuarios sean proactivos. Es decir, soy yo el que busco las actualizaciones de estado y la información, no espero a que ésta me llegue.

Existen muchas otras opciones que facilitarían el abandono del correo electrónico en vuestras empresas, una intranet a nivel interno nos puede ahorrar mucho trabajo y respecto a la relación con nuestros clientes lo mismo podemos hacer a través de nuestra página web y blogs corporativos. No sé como lo veis vosotros, pero personalmente creo que ya ha llegado el momento de abandonar el correo electrónico.

Imagen | cambodia4kidsorg
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