La transformación digital se ha convertido en uno de los principales desafíos de las pymes españolas. Es un imperativo para el buen funcionamiento de las distintas empresas, pero también una exigencia por parte de clientes, inversores, entidades bancarias y administraciones públicas.
Muchas pymes cuentan ya con sistemas informáticos para digitalizar parte de sus procesos. Y muchas otras han ido un paso más allá, utilizando la nube como su principal sistema de gestión empresarial, especialmente en todo lo relativo a la gestión e integración de su facturación y su contabilidad.
No en vano, este nuevo modelo está reemplazando rápidamente a los sistemas antiguos que se instalaban y mantenían directamente en los ordenadores locales. Y no es de extrañar, porque sus ventajas están fuera de toda duda. Estas son algunas de las razones por las que cualquier negocio debería tener la contabilidad y la facturación alojadas en la nube.
Menos costes tecnológicos
A cualquier empresario le obsesiona reducir costes para obtener beneficios sin penalizar la calidad de su producto. Con los servicios en la nube, tenemos la garantía y la seguridad de que nuestra aplicaciones siempre estarán actualizadas y listas para utilizarse. Esta importante ventaja permite reducir los costes tecnológicos asociados al mantenimiento de las aplicaciones, tanto en licencias como en equipo humano.
En un sistema de facturación y contabilidad en la nube, como Sage 50cloud, se pueden automatizar e integrar el envío de facturas a clientes, su contabilización, la sincronización con el banco o la presentación de los impuestos ante la Agencia Tributaria
Además, las soluciones en la nube no requieren instalaciones ni implementaciones costosas y complejas, ni grandes equipos de trabajo, de modo que las pymes (o los autónomos) pueden disfrutar de sus ventajas desde el primer día y casi con cualquier equipamiento informático.
Automatización e integración de procesos
La automatización de los procesos ha sido siempre uno de los grandes caballos de batalla de las pequeñas empresas. En muchos casos, tanto la facturación como la contabilidad se sigue llevando de manera manual, lo que consume mucho tiempo y conduce a errores humanos que pueden ser difíciles de corregir.
En un sistema de facturación y contabilidad en la nube, como Sage 50cloud, se pueden automatizar e integrar la mayoría de procesos, como el envío de las facturas a los clientes, su contabilización, la sincronización con el banco o la presentación de los impuestos correspondientes ante la Agencia Tributaria. Todo ello de una forma sencilla y ágil, que permite que nos olvidemos de hacer ciertas tareas administrativas para enfocarnos en lo que mejor sabemos hacer.
Adaptabilidad y aprendizaje continuo
Los servicios en la nube se adaptan a las necesidades de cada negocio, independientemente del tamaño de la compañía y de su facturación. Gracias al big data y machine learning, estos servicios garantizan un aprendizaje continuo para ofrecer las mejores opciones para cada usuario que tenga que utilizarlos.
De esta manera, algunas soluciones que puedan resultar complejas por la cantidad de opciones que ofrecen se adaptan para ser lo más simples e intuitivas posibles para cada usuario y así facilitar el trabajo de los empleados.
Posibilidad de trabajar desde cualquier dispositivo
En un mundo tan digitalizado, muchos empleados tienen que trabajar con múltiples dispositivos casi al mismo tiempo. Necesitan la información disponible en todos ellos y de forma casi instantánea. Sin embargo, tener que replicar todos los datos en todos los dispositivos sería ineficiente y, en cierto modo, una pérdida de tiempo.
Con un servicio de facturación y contabilidad en la nube, podemos acceder a los datos desde cualquier dispositivo y en tiempo real, con aplicaciones específicas y nativas para cada uno de ellos. De este modo, no importa si un día no tenemos el ordenador disponible; toda la información siempre se encontrará en nuestro teléfono móvil o nuestra tablet al instante.
Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar
Los servicios en la nube están dando lugar a nuevos modelos de trabajo más flexibles, derribando barreras y distancias, lo que permite llevar a cabo una gestión empresarial "de bolsillo". Las ubicaciones ya no son fijas, y cualquier empleado puede trabajar desde cualquier parte del mundo con solo un dispositivo y conexión a Internet.
No importa dónde estemos; podremos acceder a la información exactamente de la misma forma que si estuviésemos sentados en la oficina delante del ordenador.
Sin necesidad de almacenar la información
Hasta hace no mucho tiempo, las oficinas eran auténticos almacenes de datos contables y financieros. La información se registraba en grandes tomos que muchas veces ocupaban buena parte del despacho del administrativo o del contable. Con la aparición de la informática, el papel dio paso al registro en soporte digital en ordenadores, que eliminaban la necesidad de almacenamiento físico, aunque todavía era necesario un método de almacenamiento digital en el que escribir los datos, como los discos duros.
Este sistema de almacenamiento suponía un cierto riesgo si se perdía o deterioraba el soporte digital, especialmente si no se realizaba una copia de seguridad de los datos.
Los sistemas en la nube eliminan la necesidad de todo soporte de almacenamiento, ya sea físico o digital, reduciendo los costes y el espacio físico necesario para mantener toda la información empresarial relevante. Además, la mayoría de ellos realizan copias de seguridad de los datos para recuperarlos en caso de pérdida.
Aplicaciones más seguras
Un virus dentro del ordenador de un empleado puede ser fatal para mantener la información de la compañía a buen recaudo. Cualquiera puede acceder a nuestro dispositivo y robar datos sensibles sin que nos demos cuenta. Y no nos engañemos: la mayoría de empresas y autónomos no toman medidas para prevenir las grietas en seguridad de sus sistemas informáticos. En concreto, según un reciente estudio de Kaspersky, el 51% de las empresas admite que todavía necesitan mejorar los planes de respuesta ante las brechas de datos y los incidentes de seguridad informática
Los servicios en la nube son más seguros. No es preciso preocuparse de la seguridad, porque ya viene garantizada por el proveedor, y sabremos que nuestros datos serán inaccesibles para todos aquellos que quieran robarlos. Además, la mayoría de sistemas proporcionan copias de seguridad de los datos que permiten recuperar información en caso de pérdida.
Sage 50cloud, la solución que necesita tu pyme
Como heredera de la descatalogada Contaplus, Sage 50cloud es la solución de gestión perfecta para autónomos, start-ups y pymes. Gracias a ella, los dueños del negocio, los financieros o los comerciales no volverán a perder tiempo, ya que contarán con un acceso fácil desde cualquier lugar a los datos del negocio, su estado o el simple registro de contactos.
Otra gran ventaja es que se adapta a las necesidades de las distintas áreas de una empresa. Así, mientras el contable contará con una sencilla que le permitirá mantener la contabilidad y obtener informes sin ninguna complejidad, el gerente empleará esos datos para lograr los objetivos, la máxima eficiencia y la productividad de los empleados.
Por su parte, el módulo de TPV será el centro del día a día de los vendedores, puesto que su misión es atender a los clientes que entran, gestionar la caja, vender, imprimir los tickets y comprobar que el dinero que entra cuadra con las ventas. Y, finalmente, los propietarios podrán estar al tanto de las ventas, de que siempre dispongan de stock de todos sus productos o de la satisfacción de los clientes, para que vuelvan otra vez a comprar, sean prescriptores de su marca y les ayuden a vender más, al mismo tiempo que simplifican procesos.
Imagen | Sage y Adeolu Eletu