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El correo nos impide concentrarnos en otras tareas

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Con el correo electrónico existen dos tipos de usuarios. El primer tipo es aquel que quiere tener siempre su bandeja de entrada sin ningún correo por leer. El segundo tipo es aquel que deja correos sin leer por cualquier motivo sin darles importancia, ya sea por el remitente que los envía, el asunto, etc. En el primer caso, el correo nos impide concentrarnos en otras tareas y tratamos de tener siempre la bandeja de entrada limpia.

Por eso debemos darle la importancia que tiene al correo electrónico. No hace falta que nada más recibir el correo electrónico procedamos a su lectura. No se trata de abandonar aquello que estamos haciendo para revisar el correo entrante. Ya lo hemos comentado más de una vez, no nos pagan por gestionar el correo electrónico. Pero una vez que finalizamos la tarea que estamos realizando o durante una pausa en la misma podemos gestionar este correo.

Si somos de los usuarios que no podemos concentrarnos sabiendo que hemos recibido nuevos correos será necesario que desactivemos las notificaciones de correo para que no nos distraigan de la tarea principal que estamos realizando o configurarlo para que busque correos nuevos cada hora en lugar de intervalos más cortos. Como opción radical cerrar el correo y gestionarlo sólo en momentos concretos del día. Pero al fin y al cabo tenemos que tomar una decisión, aunque sea no hacer nada.

No todos los correos son igual de importantes


Claro que para mi existen dos tipos de correo en cuanto a su importancia:

  • Correos dirigidos a nosotros: son los que asumimos que tendremos que tomar una decisión, contestar, reenviar, etc. Necesitan nuestra intervención directa y estos son preferentes. Son los correos que no deberían quedar al final del día sin gestionar.
  • Correos en los que estamos en copia y por lo tanto lo normal es que no tengamos que hacer nada, sino que más bien son informativos para nosotros. Esta opción pierde eficacia porque muchas veces el remitente no tiene claro cuando poner a un contacto en Para o en Copia y si efectuamos filtros por este criterio pierden eficacia.

Toda esta ineficacia que nos provoca estar todo el tiempo pendiente del correo electrónico es debido a un error de concepto fundamental. Por correo electrónico no nos deben llegar cosas urgentes. El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. Es decir, no esperamos una respuesta inmediata a nuestro mensaje. Existen opciones como la confirmación de recepción o de lectura que nos aseguran que los correos han llegado o se han abierto, pero poco más.

En general si algo es urgente el teléfono es el principal recurso. Por lo general si existe algo urgente nos llaman por teléfono para confirmar que hemos recibido y leído el correo electrónico. De esta forma y si actuamos de esta manera podemos dedicar el tiempo necesario a la gestión del correo, intervalos breves de tiempo para su gestión a lo largo de varias veces al día.

La forma de organizarse ya es cuestión de cada usuario o de cada empresa, pero lo cierto es que debemos focalizar más la atención en las acciones o tareas que debemos realizar y menos en la inmediatez del correo electrónico. ¿Cuántos de los correos que recibís a lo largo del día son realmente urgentes? ¿Cuántos requieren vuestra atención inmediata? En función de la respuesta sabremos mejor como atacar la gestión del correo electrónico.

En Tecnología Pyme | Consejos para ahorrar tiempo en el correo electrónico
Imagen | Micky.!

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