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Delegación de cuentas en Gmail, ¿confiamos en nuestros colaboradores?

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En muchas organizaciones un determinado correo electrónico es fundamental para el funcionamiento de la empresa. Cuando el responsable de dicho correo tiene que ausentarse, se encuentra enfermo o simplemente está de vacaciones lo que generalmente se suele hacer es delegar el correo electrónico, para que otra persona se conecte en nuestro nombre y revise el correo o conteste a los urgentes en nuestro nombre. Realizar la delegación de cuentas en Gmail también es posible, pero ¿nos fiamos tanto de nuestros colaboradores?

En este caso se trata de ceder el control sobre nuestra cuenta a una persona de nuestra confianza, ya sea nuestra secretaria, nuestro socio o alguien en quien confiamos plenamente en nuestra empresa. Puesto que si necesitamos mantener la cuenta abierta de manera que no basta con poner el típico mensaje automático de ausente de la oficina hasta el día tal.. es porque los correos que recibimos en nuestra cuenta son vitales para la empresa.

En este caso ya se trata de algo muy concreto y personal, que tiene que ver más con el ámbito de la gestión empresarial que con la tecnología. Hay gente que delega y confía en el trabajo de sus colaboradores y otros, aunque confíen plenamente en sus colaboradores quieren mantener siempre bajo control todos los aspectos de la empresa.

Delegar la cuenta de Gmail es algo muy sencillo, puesto que bastará con indicar en el apartado de configuración, iremos a la opción de Cuentas e importación y en el apartado de Concede acceso a tu cuenta indicamos la dirección de la persona que lo gestionará. Es posible incluir hasta cinco direcciones distintas.

La persona a la cual delegamos la cuenta tiene que aceptar dicha delegación. Una vez que se ha producido el vínculo entre ambas cuentas, la persona que tiene dicha cuenta podrá administrar con que identidad va a trabajar en cada momento, teniendo su cuenta y la cuenta delegada en dos pestañas o ventanas distintas. Podrá enviar correos en nuestro nombre, acceder a la libreta de contactos, pero no podrá cambiar la configuración de la cuenta o chatear con nuestra identidad.

Este tipo de delegaciones es especialmente útil en direcciones genéricas que utilizamos para información de nuestra empresa o departamentos genéricos, tipo información, ventas, facturación, etc. que tienen cuentas de departamento, que por lo general se ocupa una persona en concreto, pero si tenemos configurada la delegación podremos gestionarla independientemente de que la persona que lo hace habitualmente esté de vacaciones.

Más Información | Gmail En Tecnología Pyme | Gmail como procesador de correos en la empresa

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