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Cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa

Cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa
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En muchas empresas con la llegada del verano llega la hora de hacer balance y organizar toda la documentación de la empresa. Al fin y al cabo nos movemos por ciclos, ya sean anuales, estacionales, etc. y el final del verano y el comienzo del nuevo curso es dado a estas reorganizaciones. Llegado este momento es cuando nos damos cuenta de la cantidad de información que manejamos y cómo la organizamos. Por eso muchas empresas pueden plantearse el uso de un gestor documental para organizar todos estos archivos. Por eso vamos a intentar definir cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa.

Para empezar debemos considerar si la organización de archivos que tenemos es adecuada o no. Si a pesar de tener todo bien organizado tardamos en encontrar archivos y documentos más de lo que sería recomendable, un gestor documental puede ser una ayuda a la hora de mejorar la productividad de nuestra organización. Simplemente cambiará un poco la forma de trabajar de nuestra empresa, pero la curva de aprendizaje suele ser baja.

Requisitos de un gestor documental

Las opciones que tenemos son muchas, pero lo que yo pediría a un gestor documental para que me ayudara en mis tareas sería lo siguiente:

  • Potente buscador que nos permita encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda, de manera que tengamos la agilidad necesaria para encontrar el primer proyecto enviado hace dos años para una empresa que finalmente no aceptó nuestro presupuesto, pero que nos interesa recuperar por cualquier motivo. En este sentido, poder introducir etiquetas o tags, en los documentos no ayudará mucho a su búsqueda y organización.
  • Flujos de trabajo a través de los cuales se definan acciones que debemos llevar a cabo. Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad.
  • Digitalización documental porque cuando no podemos mantener papel por un lado y documentación digital por otro. Cuando los documentos los creamos nosotros no hay problema, pero cuando nos llegan de clientes, proveedores, etc. tenemos que tener facilidades para integrarlos dentro de nuestro sistema de gestión documental.
  • Sistema de versiones, una de las cuestiones claves que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está vivo, en creación. Muchas veces pensamos en el gestor documental como algo que nos ayuda para el archivo y organización, pero también debemos aprovechar sus funcionalidades cuando estamos trabajando el documento, y las partes implicadas realizan cambios en el mismo, de manera que podamos comparar versiones, ver los cambios de forma sencilla, etc.
  • Comentarios y avisos que es una parte fundamental para poder comunicarnos y aligerar el correo electrónico de nuestra empresa. Los comentarios incluidos en el documento que hemos puesto llegarán a los implicados que se hayan suscrito con mediante RSS al documento, por ejemplo, de manera que las versiones, comentarios, cambios, o acciones que hayamos realizado les llegarán mediante un aviso a las personas implicadas o responsables del documento.

Seguro que para vuestra organización tenéis alguna petición que no coincide exactamente con estas cinco, pero lo cierto es que estos son los requisitos mínimos que yo incluiría a la hora de evaluar la implantación de un gestor documental en mi empresa. El trabajo que nos ahorra compensa el tiempo que dedicaremos al inicio a migrar la documentación al nuevo sistema.

Lo complicado no es cambiar la forma de trabajar, sino hacerlo en el momento justo. Si además nuestra empresa dispone de un sistema de gestión, la integración entre ambos es obligada e introduce una dificultad añadida a esta integración. En este caso algunas de las características que hemos mencionado tal vez ya estén en el sistema de gestión y quizás no son tan importantes en el gestor documental.

En Tecnología Pyme | OpenKM, gestor documental de código libre para la pyme
Imagen | sauceb

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