Muchos antivirus tienen la función de mandar a cuarentena los archivos adjuntos que se reciben por correo electrónico que consideran sospechosos. La mayoría de las veces no son dañinos y podemos restaurarlos sin mayores contratiempos, pero en muchos casos los propios usuarios no avisan de que un archivo ha sido enviado a cuarentena, quedando acumulados con el tiempo muchos en este almacén. Si revisamos los archivos en cuarentena tenemos una buena herramienta para evaluar el uso del correo de nuestros usuarios.
Porque cuando revisas qué archivos se han mandado a este almacén, acabas por darte cuenta de por qué muchos usuarios no te pidieron que los restaurases. No se trata de adjuntos que tengan que ver con el trabajo, sino que tienen más que ver con la vida personal de cada uno. El uso personal de la cuenta de correo corporativa nos lleva a que lo mismo nos envían un chiste, que un powerpoint con fotos de mono o un mail de cadena...
Si revisamos los archivos que tenemos podemos identificar a qué usuarios le han llegado y en caso de un abuso o un comportamiento que ponga en peligro la seguridad de la empresa ponerlo en conocimiento del responsable. Yo soy más partidario de los avisos, explicando lo que no deben hacer, y en caso de que persistan en tales comportamientos tomar medidas.
Pero esto ya dependerá de cada tipo de organización, las instrucciones que haya dado a sus empleados o la flexibilidad que tenga con ellos. Quizás es mejor dejar consultar los correos personales de cada uno a determinadas horas del día para que no interrumpan las tareas de cada uno. De esta forma separamos ámbitos y todos esos correos poco o nada productivos van para nuestra cuenta personal.
Además, si nosotros gestionamos los buzones de correo reduciremos el tráfico y la cantidad de espacio necesario para almacenar los datos de los correos. Sigue siendo necesaria mucha formación para los usuarios. A pesar de que el correo electrónico lleva mucho tiempo en las empresas todavía existen muchos usuarios que hacen un uso muy ineficiente de esta herramienta.
En Tecnología Pyme | Evitar adjuntos en el correo interno