Son muchas las empresas que tienen en el correo interno un problema. Sus empleados gastan demasiado tiempo en leer y contestar correos. La herramienta se vuelve un trabajo en sí mismo. Es el momento de ver algunsa alternativas para reducir el flujo de correo interno para ahorrar tiempo y dedicarlo a lo que verdaderamente nos importa, gestionar nuestro trabajo.
Igualmente las herramientas que vamos a plantear serán útiles para empresas más pequeñas que no tengan este problema de gestión de correo en el ámbito interno, de forma que podrán beneficiarse de las ventajas que pueden suponer en la gestión de sus procesos. Se trata de intentar reducir el flujo de correo para aquello que realmente es importante y necesario. Algunas de las alternativas que nos pueden ayudar a reducir el flujo de correo son las siguientes: * Uso de Wikis donde podremos acumular la información por proyectos hacer cambios o montar discusiones sobre algún aspecto de forma asíncrona, evitando tener que mandar 18 correos para definir un proyecto, podemos ir dejándolos acumulados aquí y cada miembro de nuestra organización puede añadir sus propios comentarios y revisar los de los demás, sin necesidad de cruzarnos correos para cada propuesta. * Chat interno sobre todo para avisar de tal o cual actualización, de pequeñas cosas que podemos definir rápidamente de forma que no tengamos que cruzarnos varios correos para ello. * Redes sociales, en especial de microblogging tipo Twitter que nos permitan comunicarnos internamente con el resto de departamentos. Son muy efectivas a la hora de mejorar la comunicación interna de las empresas. * Uso del teléfono, si a veces una llamada de teléfono a tiempo resuelve más que un cruce de correos interminable. Muchas veces estamos tanto tiempo delante del ordenador que nos olvidamos que tenemos un teléfono al lado y podemos hacer uso del mismo en lugar. * Videoconferencias, es otra de las alternativas que tenemos, puesto que una llamada a tiempo a un contacto que no tenemos cerca y con el que nos podemos encontrar nos ayudará a fijar el proyecto y no perder el tiempo con un cruce de correos que nos llevará más tiempo que una pequeña reunión virtual. * Uso de la intranet corporativa, sobre todo si planteamos esta página como algo vivo, como una herramienta de comunicación para nuestros trabajadores más que como una simple página corporativa interna. Aquí las posibilidades son casi infinitas y modulares para las empresas si se monta adecuadamente.
Estas son sólo algunas de las posibilidades que tenemos en nuestras empresas para intentar reconducir el exceso de correo electrónico que acaba consumiendo demasiado tiempo en su gestión. Seguro que vosotros habéis probado otros métodos que funcionen o buscáis alternativas para que una buena herramienta no se convierta en un problema.
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