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abox docs, un gestor documental en la nube para profesionales

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Cuando decidimos llevar nuestros archivos a la nube, no sólo se trata de poder almacenar los documentos y tenerlos siempre disponibles online, sino que tenemos que buscar ser más productivos con este tipo de soluciones. Por eso más que un espacio de almacenamiento online, que sería adecuado para copias de seguridad es necesario buscar un gestor documental. En este caso vamos a hablar de abox docs, un gestor documental en la nube para profesionales.

abox ofrece una solución online que aporta la experiencia de su gestor de contenidos tradicional para instalar y utilizar de forma local en las empresas. De esta manera tenemos la posibilidad de utilizar una herramienta para empresas que necesitan de un gestor documental pero quizás no tienen la infraestructura necesaria para implementarlo en sus instalaciones.

Principales características de abox docs

Cuando una empresa busca un gestor documental el principal motivo suele ser mejorar la forma de trabajar para ahorrar tiempo haciendo el mismo trabajo. O dicho de otro modo, se busca mejorar la productividad del negocio. Para ello se necesitan una serie de características que nos ayuden con dicha tarea.

  • Gestión de usuarios que nos permite configurar un rol concreto a cada usuario de nuestra organización. Con este sistema podemos configurar usuarios que accedan a determinadas carpetas con permisos concretos, ya sea para visualizar, o no, documentos o también editarlos en caso de ser necesario.
Flujos de trabajo
  • Colaboración y flujos de trabajo que permiten decidir tenemos que hacer con cada documento en la intranet, ser tramitado por quien corresponda. En la versión Business hay flujos de trabajo preconfigurados para que sean más cómodo iniciarnos con este sistema de trabajo. Además podemos editarlos y configurarlos a las necesidades de nuestra organización. La función Check-In/Check-Out que impide que un documento pueda ser utilizado por un usuario cuando está siendo revisado por otro.

  • Pero además de trabajar de forma productiva desde la nube los documentos por lo general los creamos en local y después los subimos al gestor. Este trabajo podemos mejorarlo utilizando los conectores. Dispone de conectores para MS Office para poder subir los documentos directamente desde Word o Excel. Pero también un cliente de escritorio para subir carpetas directamente arrastrando a dicho conector de escritorio.

  • Extranet que permite que usuarios externos se conecten a nuestro gestor, para descargarse documentos o visualizarlos de manera que tenemos la posibilidad de ofrecer un punto de acceso a los clientes para que ellos tengan disponibles determinados documentos.

Todas estas características están disponibles con todas las garantías que requiere la LOPD para las empresas. Además dispone de un completo sistema de informes de actividad de los usuarios para que garantice la trazabilidad de un documento. Además en la versión Enterprise es posible integrar funcionalidad de gestión certificada.

Los precios parten desde los 12 € por usuario y mes para la versión profesional, 19 para la versión Business. Cada versión va aumentando en funcionalidades respecto a la precedente. Como cuestión a mejorar diríamos que si montamos un sistema de gestión documental de este tipo en la empresa una de las cuestiones que debemos pedirle es la posibilidad de trabajar desde teléfonos móviles y esta alternativa no nos ofrece aplicaciones para mejorar la experiencia de usuario desde estos dispositivos.

Más Información | abox docs En Tecnología Pyme | Cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa

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