La facturación es uno de los procesos más importante entre las pymes y los autónomos. No en vano, supone la finalización de cualquier transacción, la culminación de todo el proceso empresarial. Precisamente por eso, es necesario que cumpla con todos los requisitos legales para no tener problemas con Hacienda.
No obstante, en muchas ocasiones, las facturas pueden contener errores que pueden llevar a las empresas a incumplir con la Ley y, en consecuencia, a ser sancionadas. Por suerte, existen unos mínimos que todos deberíamos tener en cuenta antes de emitir cualquier factura.
Cómo emitir correctamente una factura: los elementos que siempre deben aparecer
Para que una factura sea legalmente válida, debe contener al menos, los siguientes datos.
Los datos fiscales
En todas las facturas deberán aparecer los datos fiscales tanto de quien emite como de quien recibe la factura. Entre ellos, deberás informar el nombre y apellidos de ambos, sus respectivos números de identificación fiscales y sus sedes sociales, salvo en el caso de personas físicas que no desarrollen actividades económicas, en cuyo caso bastará con el nombre, los apellidos y su NIF.
Además, cuando se trate de no residentes ha de constar la localización de su establecimiento permanente.
La numeración
El número de la factura es su identificador. Cada empresa o profesional puede utilizar libremente el número de serie que aplique a sus facturas. Por ejemplo, una empresa puede numerarlas como 0001, 0002, etcétera, mientras que otro profesional puede hacerlo como FRA001, FRA002 y viceversa.
El único requisito es que las facturas deben tener una numeración correlativa que garantice una continuidad numérica. No obstante, cada profesional podrá establecer series diferentes, especialmente cuando la empresa tenga varios centros de facturación.
La fecha de emisión
Todas las facturas deben llevar la fecha de emisión de forma obligatoria, que indica en qué momento se ha producido la entrega del producto o la prestación del servicio, y que deben guardar relación con el número de factura. Por ejemplo, en dos facturas no será posible que una de ellas tenga un número de factura anterior a la otra con fecha posterior.
A efectos fiscales, esta fecha nos indicará el periodo en el que esa factura se va a declarar, especialmente en todo lo que tiene que ver IVA, un impuesto que la mayoría de profesionales liquidan de forma trimestral a través del modelo 303. Por ejemplo, si una factura se ha emitido con fecha 01/03/2022, deberá declararse en el primer trimestre de 2022.
La fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento es la fecha límite para el pago de una deuda por parte de un cliente a un proveedor. Aunque no es obligatorio informar de la fecha de vencimiento de la factura, sí es importante. El motivo es que, aunque la mayoría de veces asumimos que nuestros clientes nos van a pagar en los plazos establecidos, lo cierto es que no siempre es así.
En estas circunstancias, contar con una fecha de vencimiento clara y que haya sido aceptada por el cliente nos ayudará a nivel legal a la hora de denunciar impagos. Si no establecemos ninguna fecha de vencimiento, se puede asumir que todavía hay plazo legal para su abono y, por tanto, no hay consecuencias legales para el deudor.
Concepto
En la factura deberemos indicar todos los productos o servicios que se van a entregar al cliente. Cada uno de ellos deberá ir en una línea separada y deberemos informar de las siguientes características:
- El producto o servicio prestado.
- El número de unidades vendidas.
- La base imponible unitaria y total.
- El tipo impositivo aplicado.
Los impuestos (el IVA y el IRPF)
Por último, el emisor de la factura deberá informar de todos los impuestos que se aplican en cada uno de los conceptos reflejados. Para cada uno de ellos deberemos dejar claro el IVA aplicado así como el tipo de IRPF, si procede. Estos impuestos deben reflejarse en la parte de abajo de la factura junto con la base imponible.