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TwinDocs, gestión de documentos oficiales online

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Alternativas para almacenar en Internet de forma segura los documentos de nuestra empresa hay muchas, tantas que más que en el espacio de almacenamiento que ofrecen tenemos que empezar a fijarnos ya en otros aspectos, sencillez, funcionalidad e integración con nuestro sistema de trabajo habitual. Un nuevo servicio que ha saltado a la palestra es TwinDocs, que busca convertirse en un referente para el almacenamiento seguro de documentos “oficiales” en Internet.

Por oficiales me refiero a facturas, contratos, recibos, resguardos de operaciones bancarias, etc., documentos que cada vez más recibimos de forma electrónica, situación en el que cobra sentido la propuesta de TwinDocs. Se anuncian como un archivo virtual en el que podemos guardar y organizar toda esta información, pero con algunos “extras” que podrían convertirlo en una herramienta interesante para las empresas.

El servicio ya está activo y se puede utilizar, podemos subir a él los documentos que tengamos, pero la novedad está en que tienen intención de publicar una API (una interfaz de programación) que permite a terceros interactuar con este servicio, lo que abriría la posibilidad de que pudieran enviarnos a directamente toda la documentación a nuestro espacio en TwinDocs.

Por ejemplo, nuestro banco, compañía telefónica o de suministros podrían darnos la opción de almacenar directamente las facturas, justificantes o recibos en nuestro archivo virtual, de acuerdo a los parámetros que nosotros marquemos. La idea es que no tengamos que archivar nosotros el documento, si no que digamos “cuando emitas la factura, guárdala aquí, en esta carpeta y con esta etiqueta”.

En lugar de tener que ir a mirar el correo, entrar en la web correspondiente, etc., únicamente tendríamos que ir a nuestro archivo. La idea me parece genial, el problema es que para que funcione es necesario que las empresas con las que trabajemos adopten el sistema y nos permitan utilizarlo. Siempre podemos hacerlo “a mano”, pero el tema pierde buena parte de su gracia.

TwinDocs

De momento es el sistema manual el que tendremos que utilizar, archivando a través de su interfaz web (bastante sencilla de manejar) o utilizando una aplicación disponible para Windows, TwinDocs Ambassador, que facilita la tarea añadiendo un botón al navegador para guardar en PDF cualquier página que estemos visitando, crea una impresora virtual para enviar los archivos al servicio imprimiéndolos e incluye un icono al que podemos arrastrar y soltar los archivos con el mismo fin.

Como servicio de almacenamiento no está mal, pero desde luego me gustaría que consiguiera la aceptación suficiente como para lograr ese archivado automático del que os hablaba antes (aunque lo veo complicado). Me parece una idea magnífica que podría ayudarnos a trajinar con una buena cantidad de los documentos digitales que ya empezamos a manejar en las empresas.

Vía | Loogic.com
Más información | TwinDocs

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