Tras hablar sobre las posibilidades que ofrece la digitalización certificada de facturas, vamos a centrarnos en analizar las soluciones de software homologadas por la Agencia Tributaria que están disponibles para realizar este cometido. Hay que tener en cuenta que no es suficiente con escanear una factura y almacenar el fichero resultante, éste debe estar referenciado adecuadamente, de forma que permita el acceso completo al mismo. Por acceso completo se entiende:
“... aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión”
Todo el software homologado cumple estos requisitos, así que vamos a analizar dos de las opciones disponibles. Las he elegido como ejemplo de aproximaciones diferentes al tema en cuestión, y por que parecen estar algo más enfocadas al entorno pyme que las restantes.
DigitalDOCU
Software de la empresa Ofimática Digital, S.L. basado en un desarrollo 100% web que permite el acceso a la aplicación desde cualquier navegador. Ofrece la posibilidad de automatizar la introducción de datos de las faturas recibidas en papel. A parte del acceso web al sistema, disponen de un servicio que hace compatible este producto con cualquier ERP, una opción interesante si trabajas con algún sistema de este tipo.
Una vez escaneados los documentos, cada usuario accede a su repositorio, desde el que puede empezar a archivarlos digitalmente, asignándoles los datos correspondientes bien a mano, bien con la solución OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que puede integrar la aplicación. Dispone de búsqueda de documentos por múltiples parámetros y permite establecer políticas de acceso a los mismos.
A parte del sistema de comercialización habitual, ofrece la posibilidad de contratar el uso del programa bajo un modelo SaaS (software como servicio), mediante el cual pagamos una cantidad al mes por usuario del producto. Los documentos podemos seguir almacenándolos localmente o bien utilizar un servicio externo de nuestra elección para ello, así que si en algún momento decidimos cambiar de solución (no existe ninguna cláusula de permanencia), no perderemos la documentación que ya hemos generado.
Contempla una posibilidad interesante para asesores fiscales, consultores, etc., profesionales que pueden gestionar documentación de múltiples clientes. Pueden contratar DigitalDOCU y facilitar a sus clientes las claves de acceso al mismo, para que digitalicen los documentos que necesiten para su trabajo y los depositen en el servidor que especifíque el asesor. Una vez hecho, el profesional sólo tiene que acceder al repositorio de cada cliente para poder trabajar con su documentación.
El precio de compra de la solución se inicia en los 800 euros licencia, mientras que en el formato de pago por uso el precio de partida es de 39 euros al mes por cada usuario.
EdasFacturas
ZeroComa es la empresa que ha desarrollado este software, que dispone de otras funciones a parte de las de digitalización de facturas. Digamos que es un sistema de gestión digital de la facturación (que cumple con los requisitos que marca la Agencia Tributaria para la emisión y recepción de facturas electrónicas) que integra la posibilidad de certificar digitalmente los documentos físicos con los que trabajamos. Vamos a centrarnos en esta funcionalidad, que es la que nos ocupa.
Al contrario que el anterior no ofrece la posibilidad de automatizar la introducción de la información de referencia obligatoria de cada documento, tenemos que hacerlo manualmente. Una vez escaneadas las facturas, éstas se guardan en un repositorio que permite acceder a ellas posteriormente para referenciarlas, pudiendo establecerse permisos de acceso por usuario a estos documentos.
Las facturas digitalizadas se guardan encriptadas, dispone de herramientas de búsqueda mediante diferentes criterios, y permite la adición de notas o comentarios tipo post-it sin modificar el original.
Se comercializa según el modelo tradicional (compramos el software) y los precios son los siguientes:
- Un puesto: 250 euros.
- Tres puestos: 600 euros.
- Cinco puestos: 875 euros.
- A partir de cinco puestos, el coste por cada uno adicional es de 100 euros.
Evidentemente, para sacar todo el provecho a cualquier software de este tipo, es imprescindible proveernos de un escáner a la altura, dotado a ser posible de alimentador de documentos y una buena velocidad de digitalización, así como conectividad de red.
Conclusiones
¿Cual es la mejor opción? Si nos centramos en la digitalización certificada, creo que DigitalDOCU supera en funcionalidades a la otra solución. La automatización en la introducción de los datos de referencia de cada documento es muy importante si el volumen que manejamos es alto. La posibilidad de integración con soluciones de gestión que ya estemos utilizando y la posibilidad del pago por uso lo hacen muy interesante.
Si no disponemos de software para la gestión de la facturación y nos estamos planteando además la emisión de e-facturas, EdasFacturas cubre la mayoría de las necesidades con que nos vamos a encontrar.
Sitio oficial | DigitalDOCU
Sitio oficial | EdasFacturas
Más información | Software homologado por la AEAT
Foto | lemon drop