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Retrospect eRoom, gestión de proyectos y colaboración web

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En los últimos tiempos las alternativas para la colaboración de grupos de trabajo y gestión de proyectos han caído más del lado de los servicios web más que de las aplicaciones locales. En este caso vamos a comentar una solución que intenta quedarse en un punto intermedio entre ambas opciones, ya que aunque el acceso es a través de un navegador, su instalación se realiza en un servidor local con sistema operativo Windows. Su nombre es eRoom, de la empresa Restrospect, un sistema centrado en la gestión de proyectos y colaboración de grupos de trabajo.

Aunque la instalación es local, permite naturalmente acceder desde el exterior, así que es una buena alternativa para aquellos que necesitan coordinar grupos en distintas ubicaciones o móviles pero que a la vez buscan un control total sobre la solución con la que llevan a cabo la tarea. eRoom incorpora distintas herramientas para trabajar con archivos, organizar los contenidos mediante carpetas, planificar proyectos y delegar tareas que la convierten en una solución realmente completa. Pasamos a ver todas las opciones con más detalle.

El planteamiento que proponen es el de la creación de salas virtuales, correspondientes a los proyectos, en las que iremos añadiendo y manejando toda la información correspondiente a cada uno de ellos, organizados con una estructura de carpetas y subcarpetas que podemos personalizar a nuestro gusto.

  • Gestión de usuarios: el creador del proyecto es el que invita por correo electrónico a los usuarios que considera oportuno, estableciendo también los roles de cada uno de ellos (administrador, proveedor, cliente, participante, etc.). Cada uno de ellos podrá ejecutar tareas diferentes y acceder a distintos tipos de información. Podemos por ejemplo hacer que un usuario pueda ver un documento pero no modificarlo.
  • Gestión de archivos: la gestión de documentos es muy completa, podemos definir que usuarios van a tener acceso a qué documentos y en que medida, qué es lo que van a poder hacer con ellos, así como establecer un control de versiones sobre cada fichero y solicitar que se nos notifique por e-mail cuando se haya producido cualquier cambio.
  • Planificación y seguimiento del proyecto: con esta herramienta, que tiene un aspecto similar a Microsoft Project, para que nos entendamos, podemos organizar todas las tareas que requiere el proyecto, asignándolas a usuarios, distribuyéndolas en el tiempo, vinculando tareas (para poder hacer ésto primero debo haber completado lo otro...), estableciendo hitos y asignando recursos. El responsable de cada tarea puede ir actualizando su estado conforme vaya avanzando en su ejecución.
  • Dashboard: éste es un espacio personalizable por cada usuario, con el que obtendremos una vista general de todos los items de los proyectos en los que estemos colaborando.
  • Base de datos: incluye un gestor para la base de datos de proyectos, enfocado a los administradores de cada uno de ellos, con el que podemos elaborar informes personalizados que faciliten el seguimiento de uno o varios proyectos a un tiempo. Es decir, en lugar de tener un apartado de informes predefinidos, han optado por flexibilizar al máximo esta funcionalidad, permitiendo que cada usuario configure los suyos propios. Podríamos por ejemplo crear una vista en la que nos muestre todas las tareas de un usuario en varios proyectos filtrándolas por su estado.

Además de estas herramientas principales, dispone también de encuestas, un área de chat, calendarios asociados a proyectos y usuarios y un sistema para verificar y aprobar tareas o documentos. Podemos interactuar con la aplicación arrastrando y soltando objetos, tanto dentro de ella como desde o hacia nuestro escritorio local. El precio de esta aplicación es de 495 euros para cinco usuarios en la edición para pequeñas y medianas empresas, que podemos ir ampliando (y pagando) si nuestras necesidades crecen. Disponen también de una versión de prueba para testear el producto, que está en castellano.

Es muy completo y realmente la entrada se queda corta para describir todas sus posibilidades. No es de esas aplicaciones que puedes controlar en minutos, necesita un tiempo de aprendizaje, y la impresión que me llevo después de haberlo analizado es que quizá es demasiado para las necesidades de la mayoría de las empresas, aunque desde luego tiene su mercado entre las pymes. Si buscáis algo más básico me quedaría con Saiku, que vimos el otro día, dejando eRoom para aquellos que necesiten una gestión de proyectos más avanzada, es una buena solución para estos casos.

Más información | Retrospect En Tecnología Pyme | Saiku, gestión de proyectos online

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