Creo estamos de acuerdo en que los formatos de documentos de MS Office (doc, xls, ppt) son el estándar actual en información ofimática. Incluso quien maneja OpenOffice y Corel WordPerfect Office manejan estos mismos formatos. Más del 95% de los documentos ofimáticos a nivel mundial va en este tipo de formato de información.
Si ya usa Google Docs (o Google Apps que lo incluye), ya conocerá lo que es un servicio online desde donde compartir y gestionar la información ofimática personal o de la empresa. Sino, y en caso de que este buscando una alternativa al servicio de Google con el cual pueda compartir y gestionar la colaboración de información ofimática, Microsoft tiene un servicio gratuito llamado Office Live Workspace que puede cubrir esta necesidad.
Tanto con Google como con Microsoft podemos tener servicios online para gestionar un área de colaboración entre miembros de la empresa, clientes, proveedores y otros profesionales con los que compartamos documentos ofimáticos. En el caso de Google, con Google Docs, y en el de Microsoft con MS Office Live Workspace.
La principal diferencia entre ambos es de que con Google Docs se puede crear y editar los documentos ofimáticos y además tenerlos guardados en la cuenta del servicio, mientras que con el servicio de Microsoft no. Microsoft presume que debemos crear y editar los documentos vía los programas de MS Office; sin embargo esto no es completamente cierto ya que podemos crearlos desde otras suites como OpenOffice o Corel WordPerfect Office y posteriormente subirlos al Office Live Workspace vía navegador. Incluso este servicio de Microsoft funciona usando Firefox, pero si requiere forzosamente Windows.
Las funcionalidades comunes entre ambos son:
- Costo gratuito.
- Acceso desde cualquier parte. No es necesario instalar nada, solo se requiere crear una cuenta para el uso del servicio. Puedes acceder a tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier equipo que tenga una conexión a Internet.
- Almacenamiento de forma segura. Con el almacenamiento online se contara con un respaldo en línea para la información ofimática de nuestro interés.
- Comparte tu información de forma inteligente. Elige quién puede acceder a tus documentos y comparte los documentos con los usuarios que tú elijas.
Como principales contras de estos servicios, podría remarcar la dependencia de una conexión permanente. Cierto que Google Docs cuenta con Google Gears diseñado para ofrecer Google Docs en estado offline, pero aun así, la dependencia de contar con toda la información ofimática solo en Internet y no en el escritorio es lo que ha hecho mantenerse al margen a muchos de este tipo de servicios. Tal vez el servicio de Microsoft cuente con mas limitantes, ya que requiere para su uso de un PC con Windows y de Internet Explorer o Firefox como navegadores en sus versiones más recientes.
Optar por uno u otro servicio dependerá más de la plataforma de servicios online por la que usted particularmente se oriente o la empresa donde quiera utilizar el servicio. Por ejemplo, si utilizan GMail o GTalk, lo que más le conviene es Google Docs; si por el otro lado trabaja más sobre MSN Messenger y utiliza MS Office, lo mejor sería utilizar MS Office Live Workspace.
En cualquiera de los casos, ambos servicios son buenas opciones para compartir la ofimática online, y además 100% gratuitos y en idioma español.
Existen otros servicios de ofimática online como Zoho y ThinkFree, que no han sido considerados porque no están disponibles en español (como si lo están las ofertas de Google y Microsoft) y por tanto tienen menor penetración en el mercado hispanoparlante. Sin embargo, son también opciones disponibles y gratuitas (ThinkFree Office con ciertas restricciones) con completa compatibilidad con los formatos de Microsoft Office.
Es evidente que un post no alcanza a explorar en detalle todo el potencial que ofrece la ofimática online. Nos hemos limitado a abordar los principales servicios, pero la orientación que vayamos dándole a este blog, depende mucho de usted querido lector, así que esperamos su retroalimentación al respecto de cuál de los servicios le gustaría que revisásemos más en detalle. Coméntenos y lo atenderemos.
Sitio Oficial | Google Docs
Sitio Oficial | Microsoft Office Live Workspace
En Genbeta | Ring 2.0: Office Live Wordspace vs Google Docs