La implantación de la factura electrónica es todavía muy escasa en las pymes españolas, y dentro de lo que cabe es normal. Nuestro nivel tecnológico es bastante bajo y la visión de este sistema es la de una tecnología alejada de nuestras necesidades inmediatas. Sin embargo el tema va avanzando, y bien porque nuestros clientes nos lo exijan bien por que lo haga la legislación, antes o después tendremos que empezar a utilizarlo. Soluciones hay muchas y de distinto alcance, y en esta ocasión me gustaría hablar de una completa y bastante flexible, e-Factura de la empresa Seres, un sistema de gestión de la facturación electrónica a través de Internet.
Lo interesante de esta solución son las dos características que os mencionaba en el párrafo anterior, por un lado la flexibilidad que permite utilizarla en escenarios puramente electrónicos (sin facturas en papel) o en entornos mixtos en los que trabajemos todavía con documentos tradicionales combinados con los digitales. Por otro, es muy completa, cubre todo el proceso de facturación, desde la entrada o emisión hasta el archivo del documento. Esto, junto con el funcionamiento a través de la web la convierten en una buena alternativa a considerar.
- Recepción de facturas: si recibimos facturas electrónicas éstas se incorporan directamente al sistema, sin pasos intermedios, leyendo la información de las mismas e introduciéndolas en nuestra aplicación de gestión y contabilidad. En el caso de facturas en papel ofrecen servicios adicionales de escaneado y lectura automática de los datos para que el proceso se pueda también automatizar.
- Emisión de facturas: para la emisión es similar, aunque generemos y podamos enviar nuestra factura de forma electrónica cabe también la posibilidad de imprimirla y enviarla por correo ordinario utilizando los servicios que ofrece la plataforma, adjuntando incluso documentos anexos como albarantes, partes de trabajo, etc.
- Integración con sistemas externos: según la empresa esta plataforma se puede integrar con cualquier software de gestión que ya utilicemos para permitir el registro y contabilización automática de facturas, así como su emisión. Imagino que en la mayoría de los casos será necesario un trabajo de consultoría y adaptación, con sus costes asociados, pero es una posibilidad realmente interesante y un ejemplo magnífico de las posibilidades de la facturación electrónica en las pymes (no nos suele sobrar el personal, y cuanto más se automatice mejor).
- Alojamiento y archivo de facturas: la solución incorpora un servicio de alojamiento y custodia remota para las facturas emitidas y recibidas, ajustado a los plazos legales establecidos y garantizado, que puede ser una buena ayuda para empezar a reducir el espacio que dedicamos al almacenamiento de documentos en nuestras oficinas.
Aunque todo funciona a través de Internet se utiliza un pequeño programa que se instala localmente, un conector que nos permitirá enlazar con el sistema de forma segura y que es el que se encargará también de "conversar" con nuestro software de gestión. Naturalmente las facturas tienen plena validez legal y fiscal, y si os interesa echarle un vistazo más a fondo disponen de una demo con la que se pueden evaluar las funcionalidades en detalle.
Es una opción válida si vamos a por todas, si lo que estamos buscando es un sistema que cubra el proceso de facturación al completo, un paso importante y complejo que no hay que dar a la ligera pero que cuanto más amplio más beneficios aporta. Si nos interesa ir más despacio, existen otras alternativas quizá más interesantes, soluciones que nos permitirán dar los primeros pasos con la factura electrónica sin que necesitemos llevar a cabo un cambio tan profundo en nuestra forma de trabajar.
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