Una de las cuestiones que a menudo encuentro en distintas empresas es datos duplicados. Muchas veces se tiene la sensación de que duplicando los archivos éstos están más seguros, con lo cual al final podemos encontrarnos con algún problema que otro. Estas cuestiones es conveniente tenerlas definidas correctamente en las empresas puesto que duplicar datos supone duplicar esfuerzos.
Muchas personas duplican la información y lo toman como costumbre. En el hogar o para un autónomo puede ser un buena práctica, pero en las empresas puede ser un grave problema. Cómo es una cuestión de confianza lo más importante es definir un buen proceso de copia de seguridad, probarlo a lo largo del tiempo para tener la certeza de que podemos recuperar información siempre que lo necesitemos.
Partiendo de esta premisa de que la información importante se guarda en el servidor de donde hacemos copias de seguridad y tenemos el hardware más robusto. En este sentido alguno de los problemas que podemos tener por duplicar la información son los siguientes:
Problemas de versiones de documentos puesto que al final no sabemos cuál es la última modificación que hicimos, ya sea en local, en el servidor o en una memoria USB. Lo que era una solución termina por convertirse en un problema.
Problemas de fuga de datos puesto que se complica mucho la opción de establecer permisos sobre distintos archivos ubicados de forma descentralizada.
Problemas con la LOPD si estamos haciendo copia de datos personales que no estén correctamente identificadas dichas copias en el documento de Seguridad de la empresa.
Problemas de espacio en el servidor sobre todo si la información no está bien organizada y no tenemos un repositorio documental correctamente organizado, de manera que podemos comernos el espacio que tenemos en el servidor de manera rápida al tener la documentación por duplicado o triplicado. Además los recursos que necesitamos para realizar la copia de seguridad son cada vez más grandes.
Por todos estos motivos lo que debemos conseguir es un sistema de copia eficiente, una organización de documentación y archivos adecuada y una férrea política que impida tener más copias de un documento determinado. Seguro que alguno pensará que más de una vez se ha salvado de un problema por tener una copia local, pero esto es consecuencia de una mala gestión de copia y de organización documental, no una solución.
La alternativa para ser más eficientes, ahorrar dinero y recursos pasa por no duplicar datos. Está claro que para ello debemos implementar las medidas que sean necesarias para la gestión de copias de seguridad, así como de gestión documental que permitan la seguridad de que ante un problema no perderemos la información.
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