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Copia de seguridad en la empresa, cómo establecer un sistema fiable de respaldo

Copia de seguridad en la empresa, cómo establecer un sistema fiable de respaldo
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Las máquinas acaban fallando con el tiempo. Por eso debemos asumir que tenemos que tener una copia de seguridad que nos facilite la continuidad de nuestro negocio de forma rápida. A la hora de diseñar un esquema de copia son varios los elementos que debemos tener en cuenta para tener un sistema fiable de respaldo.

Vamos a hacer un breve repaso para tratar de refrescar algunos conceptos, y ver si nuestra empresa cumple con el objetivo de recuperar los datos ante un problema, ya sea menor o algo más grave que afecte a nuestros sistemas básicos. El primer paso sería tratar de centralizar la información, algo que es relativamente sencillo si utilizamos un servidor o un disco duro de red para compartir archivos.

Copia de datos de aplicaciones y también de equipos móviles

Seguramente cada empresa sabe cuál es su aplicación crítica, sin la que su negocio no puede continuar. Los datos de la misma se tienen que incluir en la copia de seguridad, este el el punto básico, ya sea una o varias aplicaciones. Estos archivos de datos son los básicos para trabajar, pero también tenemos otros sin los que nuestro trabajo sería más difícil o más lento.

Además de los datos críticos tenemos que incluir los que afectan a la productividad

Un ejemplo puede ser el correo electrónico de cada usuario, ¿podemos trabajar un día empezando con el correo en blanco? Seguramente lo haríamos, pero acabamos guardando tantas cosas en el correo que al final resulta muy incómodo. Lo mismo con los certificados de firma electrónica para el acceso a la presentación telemática ante la administración, por citar dos ejemplos comunes o aspectos importantes como nuestra página web.

Por último tenemos que considerar la importancia que hoy en día tienen para nosotros los dispositivos móviles, smartphones, portátiles, etc. que muchas veces no están incluidos en los sistemas de copia de seguridad. Aquí es fundamental tener un sistema integral que también nos cubra, tanto datos, como muchas veces contactos valiosos que tenemos cuando trabajamos en movilidad.

Dónde hacemos la copia de seguridad

Esquema Seguridad

Lo habitual es hacer la copia de los datos en otro dispositivo. Aquí nos toca elegir entre cintas magnéticas, muy utilizadas históricamente, cintas RDX, un formato minoritario, un disco duro externo o un DVD regrabable o copias de seguridad en la nube almacenando los datos online. Hoy en día lo más utilizado son los discos externos, sobre todo debido al abaratamiento de los mismos.

El formato elegido también depende de la cantidad de datos que queremos copiar, puesto que el espacio de dispositivos como cintas DAT o DVDs es más limitado o se requieren diversas unidades cuando tenemos que copiar muchos datos. También debemos tener en cuenta la velocidad de lectura y escritura, ya que influirá en los tiempos de realización de la copia así como de restauración de los datos.

También el tiempo que queremos almacenar las copias de seguridad o cuántas queremos guardar. Si nuestro backup diario ocupa 20 GB, y queremos guardar los de toda la semana, vamos a necesitar un mínimo de 100GB de espacio, si queremos guardar los de todo el mes, nos vamos a más de 4TB de datos.

Tipo de copia que podemos realizar

Respecto a los tipos de copia que podemos realizar tenemos que elegir entre las siguientes:

  • Copia completa, que nos guarda en el dispositivo externo todos los datos que hemos marcado para incluir en la copia de seguridad. Tiene la desventaja de que pueden ser una gran cantidad de GB de información a mover, por lo que puede tardar bastante en ejecutarse. Su ventaja está que para la recuperación de datos suele ser más rápida.

  • Copia diferencial, donde en este caso copia sólo los archivos que han sufrido algún cambio desde la última copia completa realizada. La gran ventaja es que no mueve tantos datos en las copias diarias. Se suele utilizar para realizar copias en el día a día, mientras que la semanal se lanza una vez a la semana o cada quince días. La desventaja es que si queremos recuperar datos que no están en la última copia, tenemos que revisar las anteriores o llegar hasta la completa para hacerlo.

  • Copia incremental copia los datos que han cambiado desde la ultima copia de seguridad que han cambiado desde la última copia de seguridad realizada, sin importar si esta ha sido completa o diferencial. Su gran ventaja es que sólo copia los archivos que han cambiado en ese día, por lo que su volumen en mucho menor.

Custodia de la copia de seguridad

Muchas empresas guardan un histórico mensual, donde guardan un copia completa de cada mes del año corriente. Al cerrar el año guardan una copia anual con todos los datos. Las copias diferenciales o incrementales no suelen guardarse más allá de una semana, ya que además no tiene sentido. Por este motivo las cintas DAT eran una buena opción ya que copiaban encima del día de la semana anterior.

La copia de seguridad no debe estar al alcance de cualquiera

Estas copias tienen que estar custodiadas y no pueden salir de la empresa. Además si incluyen copia de los datos personales de miembros de nuestra empresa o clientes tendrán que estar sujetas al cumplimiento de la LOPD al respecto de su tratamiento.

Si queremos tener una copia fuera de la empresa, una copia que utilizaríamos para recuperación en caso de desastres, es importante que esta copia esté cifrada, ya que por si cualquier motivo se pierde o se sufre un hurto estos datos no deben ser accesibles para terceros.

Lo mismo sería aplicable a los sistemas de copia de seguridad online, donde el acceso a los datos no podemos cederlos con la misma despreocupación que se utilizan las credenciales de acceso a muchos servicios o los ordenadores en muchas empresas. Nada de tenerlo apuntado en una nota adhesiva en nuestra pantalla.

Las copias de seguridad es un trabajo que debemos tomarnos en serio en la empresa, ya que tarde o temprano se producirá un incidente y perderemos datos. Es en ese momento cuando todo el trabajo de planificación y supervisión de las copias realizadas podemos darlo por bueno.

En Pymes y Autónomos | Autónomo sin copias de seguridad, sólo para los amantes de las emociones fuertes

Imágenes | Hebi65a | daryl_mitchell

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