Sin duda alguna el correo es nuestra herramienta más usada; se podría decir que dependemos de programas de correo todos los días para la comunicación en la empresa o exteriores a la misma. Ya que es una herramienta donde estamos gran parte de la jornada laborar, queremos daros algunos consejos para ahorrar tiempo con el correo electrónico.
Independientemente de la plataforma que usemos para enviar correos electrónicos podemos aprovechar el mensaje, el canal y el receptor para ser más productivos en menos tiempo. Estos detalles nos dotan de dinamismo, algo que en las empresas se debe premiar.
- Presentación. Debemos ser concisos y a la vez educados. Decir “Buenos días” o “Buenas tardes” da una visión clara del emisor del correo. En esta parte del correo podemos mostrar qué información queremos dar de manera resumida.
- Mostrar qué buscamos. En la primera parte del correo podemos mostrar qué buscamos o qué necesitamos. Esto hace al receptor empezar a maquinar sobre lo que nos tiene que responder. Cuanto antes, mejor. Llenar un correo laboral de paja no es productivo.
- Usemos letras en negrita. Es una buena forma de remarcar justo lo que queremos que vea el receptor. Si nuestro correo tiene como motivo una reunión podemos destacar el sitio, la hora y el motivo de la misma.
- Último párrafo. Hagamos que sea un resumen de todo el correo. A veces, cuando el correo es muy largo, un resumen en la parte inferior ayuda a recordar todo el contenido de nuestro mensaje.
- Tono. El tono al igual que la ortografía debe ser especialmente mimado. Antes de enviar un correo debemos saber a quién va dirigido y con respecto a ello, debemos plantearlo a medida del receptor.
- Ser claro y conciso. Ser directo desde la educación y la profesionalidad nos da ventaja con respecto a correos muy extensos. Debemos pretender mostrar únicamente un mensaje informativo, nada más.
- Positividad. Siempre es más agradable recibir un correo con ausencia de noes o frases negativas. Pongamos que llevamos una jornada laborar intensa y rozamos la hora de irnos, siempre leeremos con mejores ganas un correo escrito con tono positivo, antes que uno negativo.
- Aspecto del correo. El número de renglones por párrafo debe ser casi simétrico para dar un aspecto correcto al cuerpo del mail. Este gesto da una presencia que acompañada de los detalles comentados hace que un correo destaque.
Solemos usar casi un 50% de nuestro tiempo en la empresa enviando, recibiendo y atendiendo a correos. Detalles como estos nos hace aprovechar más el tiempo en el trabajo y dinamizar todo el contenido que debemos compartir con personal de la empresa o con personas de otras Pymes.
En Tecnología Pyme | Alternativas para reducir el flujo de correo interno para ahorrar tiempo
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