Cuando alguien me ha comentado o pedido ayuda sobre la forma de gestionar mejor el correo electrónico, por lo general lo hacen cuando están saturados y tienen un volumen muy altos de correos, a menudo sin leer, en su bandeja de entrada. El primer paso lógico sería reducir la cantidad de correos que recibimos.
Esto muchas veces es fácil de decir, pero complicado de ejecutar. Fundamentalmente requiere un cambio de hábitos, para decidir qué asuntos podemos resolver de forma eficiente desde el correo electrónico y cuáles se deberían derivar a otros medios de comunicación.
En muchas organizaciones la mayoría de los correos electrónicos son de ámbito interno, y aquí si podemos armar un sistemas de mensajería instantánea, de Intranet o simplemente utilizar más el teléfono o levantarnos para hablar con el compañero de la mesa de al lado que es algo que se ha dejado de practicar en muchas organizaciones.
Lo mismo podríamos decir del caso del tráfico de correo externo. Debemos decidir cómo vamos a finalizar antes un asunto. Puede que hayamos abusado del uso del correo electrónico para no estar todo el día pegados al teléfono, algo que nos permite atender los asuntos de forma más ordenada.
Pero lo que no es lógico es que por no llamar por teléfono a un cliente o a un proveedor estemos perdiendo hoy 15 minutos en enviarles un correo, mañana otros 15 contestando a la respuesta que nos enviaron y así podemos entrar en un bucle infinito. Debemos saber cuando ha llegado la hora de levantar el auricular y llamar.
No es sencillo, pero si lo conseguimos veremos como el tiempo que se dedica a la gestión del correo electrónico en nuestro día a día cada vez es menor. Se trata de ser más eficaces en las comunicaciones que en definitiva es lo que buscamos cuando elegimos un canal de comunicación con el cliente.
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