El correo electrónico podemos considerar que ha alcanzado cierta madurez formal, porque además de como un simple medio de comunicación, se están poniendo en marcha iniciativas para dar certeza a la identidad del que envia o recibe el correo o por ejemplo la encriptación del correo electrónico para mantener la privacidad.
El correo es imprescindible y cada vez más, y su capacidad de tener información adjunta hace que el volumen en espacio y el número de correos electrónicos a gestionar en nuestros discos duros cada vez es mayor. Dada su capacidad de contener información legal y la posibilidad de establecer contratos a través de él debemos estar seguros de no perder ninguno y tener facilidad para localizarlos cuando lo necesitemos.
Si un usuario en casa gestiona ya gigabytes de información y miles de correos, en una empresa podemos imaginar que se multiplica exponencialmente, y para intentar solucionar este problema de espacio y organización han surgido diferentes soluciones a nivel de software y hardware.
El funcionamiento básico de estas soluciones consiste en interponerlo entre la conexión a internet de nuestra empresa y el usuario, o si lo externalizamos, enviando copia de todo el correo electrónico a un proveedor. Estos sistemas de archivado hacen una copia de todo correo electrónico entrante o saliente, e internamente lo archivan y agregan a una base de datos.
Una solución de este tipo nos permite evitar que un usuario borre un correo y lo perdamos, al tener copia de él, y al introducir los correos en una base de datos, podremos buscar rápidamente por cualquier parámetro como quien lo envia, a quien va dirigido, fecha, asunto, etc.
Basándonos en lo comentado al principio, sobre todo en la validez legal, de demostración de hechos o la necesidad legal de mantener los correos electrónicos un número de años, debemos considerar no dejar en mano del usuario la conservación y de los correos electrónicos, evitemos el típico “lo borré por error”.
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