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Agendoo, gestión online para comercios

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Agendoo es una aplicación web de gestión orientada especialmente a comercios, tiendas y puntos de venta, que funciona completamente a través de internet. Este tipo de gestión, si bien todavía no muy extendida, presenta ventajas sobre todo para aquellas cadenas de tiendas con varias sucursales, pues permite que los datos de todas ellas estén permanentemente sincronizados de una forma sencilla.

Todas las operaciones y el alojamiento de datos tienen lugar en los servidores de Agendoo, por lo que únicamente necesitamos un ordenador, una conexión a internet y un navegador con javascript y cookies habilitados. Vamos a ver las principales características de este servicio.

Areas de gestión

  • Inventario: es el apartado en el que damos de alta los productos que vamos a vender. Una vez realizada cualquier venta se actualiza automáticamente. Se pueden introducir los artículos nuevos manualmente o bien importarlos desde un archivo con formato xls o csv. Podemos agregar productos a nuestro stock, ver en qué tiendas y en qué cantidad están disponibles los artículos, actualizar los precios o vender directamente desde este apartado.
  • Ventas: desde aquí realizaremos las operaciones de venta de productos. Podemos efectuarlas introduciendo el código de producto o utilizando el código de barras del mismo si disponemos de un lector. Permite añadir manualmente movimientos de caja (ingresos o extracciones) y realizar el cierre de caja al final del día. Se pueden generar presupuestos y emitir vales para utilizar en caso de devoluciones de productos, que guarda en historial hasta que se utilizan.
  • Agendas: listado de direcciones de proveedores y clientes. La de clientes está enlazada con el módulo de ventas, permitiendo conocer el historial de ventas, presupuestos y abonos por cada cliente. El apartado de proveedores se queda en una mera agenda telefónica.
  • Informes: se pueden generar informes de ventas, abonos, presupuestos, entradas y salidas de caja, permitiendo filtros por fecha y forma de pago utilizada.
  • Configuración: el módulo de configuración nos va a permitir agregar sucursales, usuarios, tipos de moneda y formas de pago soportadas. En la configuración de usuarios, aparte de añadir los que queramos, podemos establecer permisos de acceso diferenciados a cada uno de los módulos. Dispone también de una utilidad de alertas, que podemos configurar para que nos avise por correo electrónico cuando se produzcan determinadas situaciones (la caja llega a determinada cantidad de dinero o se produce una venta por un importe determinado).

El coste de la aplicación es 73 euros al mes aproximadamente, más una cuota de alta de 146 euros. Estos precios nos permiten trabajar con una sucursal y un usuario e incluyen un numero máximo de operaciones a realizar mensualmente. Todo lo que se salga de esto se paga aparte. Podéis consultar la lista de tarifas en la web de Agendoo.

Valoración del servicio

El diseño de la aplicación está muy conseguido, es sencillo, muy intuitivo y no es necesario ningún conocimiento previo para empezar a trabajar con ella de inmediato. Los menús están bien colocados y son accesibles desde cualquier módulo en que estés trabajando. En casi todos las pantallas de introducción de datos hay campos de texto para anexar notas o avisos para otros usuarios. Podríamos decir que ofrece lo que promete, un sistema sencillo y rápido de implantar orientado a comercios de casi cualquier tipos. Sin embargo, tiene algunas carencias que me han llamado la atención:

  • La gestión de proveedores no está enlazada con el módulo de stock, lo cual podría haber sido interesante de cara a obtener información sobre nuestras operaciones con cada suminstrador.
  • No es posible descargar los informes generados por el sistema para trabajar después con ellos (en una hoja de cálculo, por ejemplo).
  • No he conseguido encontrar por ninguna parte un campo para introducir el NIF de la empresa, lo que en principio imposibilita al sistema para emitir facturas válidas.
  • El único soporte disponible es por correo electrónico, y en la cuota mensual sólo se incluyen tres consultas, el resto hay que pagarlas aparte.

Un par de advertencias. El modelo de software como servicio que utiliza tiene evidentemente sus ventajas, pero también sus inconvenientes. Hay que considerar que todos los datos de nuestra empresa residen en sus servidores, lo cual es sin duda una ventaja en cuanto a disponibilidad y seguridad de los mismos (al menos en principio), pero yo le encuentro al menos dos peros a tener en cuenta:

  • Es cierto que podemos anular nuestra suscripción cuando lo deseemos, pero tendremos que tener cuidado con lo que ocurre con nuestros datos si se da el caso. Una vez dados de baja estos datos son eliminados, por lo que deberemos tener la precaución de descargarlos previamente (y cobran por ello).
  • Atención especial a qué tipo de datos introducimos, especialmente si son datos de clientes (personas físicas). La ley de protección de datos presta especial atención a estos casos, sobre todo si se dá la circunstancia de que los servidores donde se aloja la información están fuera de nuestro país, como parece ser el caso.

Dicho esto, creo que lo mejor es que si estáis buscando alguna solución de este estilo lo probéis. Se puede utilizar de forma gratuita durante diez días y sin compromiso alguno, así que sin miedo.

Sitio oficial | Agendoo

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