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Cómo realizar el proceso de externalización

Cómo realizar el proceso de externalización
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Actualmente las empresas tienden a externalizar todos aquellos procesos que no estén relacionados con el core de sus negocios.

La principal razón por la que se hace es por motivos operativas y económicas ya que no interesa contratar personal para realizar esas tareas que son de poco valor añadido a nuestro negocio.

Ahora bien, ¿cómo se debe llevar a cabo la externalización de procesos?, siguiendo los siguientes pasos.

Fases para externalizar procesos

  • Análisis

Esta fase permitirá definir un criterio de lo que es o no externalizable. Para algunas empresas su criterio es el core business y la confidencialidad inherente al mismo. Para otras, lo que buscan es la rentabilidad por lo que siguen exclusivamente criterios económicos.

A continuación se debe establecer el alcance de la externalización. Para ello hay que hacer un análisis de puestos y departamentos para identificar todas las tareas. Una vez hecho hay que saber cuánto nos cuesta, para lo que hay que computar los salarios, el coste y amortización de los equipamientos necesarios, al alquiler de edificios, el coste de funcionamiento y de los materiales necesarios para realizar las distintas tareas, además del management de esas personas.

Llegados a este punto debemos saber qué hacemos, qué podemos externalizar y el coste que nos supone actualmente, por tanto, es el momento de documentarse para conocer qué soluciones nos ofrece el mercado y cuáles cubren nuestras necesidades.

Si encontramos proveedores que puedan satisfacernos es interesante conocer para qué otras empresas trabaja y si colabora con la competencia.

  • Negociación

Cuando se externalizan operaciones y/o procesos se debe documentar de forma rigurosa aclarando bien el alcance del acuerdo. La forma de hacerlo es definiendo Service Level Agreement (SLA) a través de Key Performance Indicator (KPI) y potenciales penalidades. Un ejemplo de SLA es, por ejemplo, el número de artículos, si hablamos de producto, que hemos pactado recibir mensualmente.

  • Implantación

Lo primero es nombrar un responsable que asuma el liderazgo del plan de externalización y será quien supervise y verfifique el cumplimento de los SLA siguiendo la evolución de los KPI que se hayan establecido.

Con independencia de que una empresa decida externalizar por razones de rentabilidad o eficiencia, lo que está claro es que no debe perjudicar al correcto funcionamiento de la empresa y para conseguirlo es fundamental saber qué se está haciendo, qué se puede externalizar y on qué proveedor y con qué garantías.

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