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Cómo comenzar una reunión

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Todos sabemos el coste que supone una mala primera impresión, como un apretón de manos flojo al transmitir poca confianza, el exceso de información aparece como inestabilidad emocional, etc. Sin embargo, alguna vez te planteas cúal es la primera impresión que causan tus reuniones.

Tal es el caso de reiniciar las reuniones para introducir a los rezagados, los temas abiertos que se discuten sin un propósito claro y que acaban siendo rescatados por otros participantes con una agenda más clara o reuniones que acaban resultando ser monólogos y que son interpretados como spam para los participantes.

Si deseas tener una reuniones más productivas, concéntrate en una buena apertura. Un buen comienzo para una reunión es como una obertura en una pieza musical, establece el tono, presenta los temas principales y proporciona una vista previa de lo que puede esperar.

Algunas buenas prácticas para comenzar tu próxima reunión

Especifica el propósito de la reunión

Es increíble cuánto tiempo se invierte en reuniones donde nadie sabe realmente por qué está teniendo lugar la reunión. Recuerda indicar el propósito de la reunión en la agenda y luego reitéralo al comienzo de la reunión. Se debe distinguir entre sesiones de generación de ideas y foros de toma de decisiones, es decir, reuniones separadas que impulsan el pensamiento estratégico a largo plazo de aquellos que impulsan la acción a corto plazo y la responsabilidad.

Determina el propósito de cada ítem de la agenda

Aunque los tipos de elementos de la agenda en cualquier reunión deben ser similares, pueden estar en diferentes etapas y, por lo tanto, requieren una conversación muy diferente. Antes de cada tema de la agenda, tómate un momento para aclarar el objetivo. Si tu propósito es la generación de ideas, dílo y facilita la discusión de forma adecuada. No permitas que los miembros del equipo orientados a la acción converjan demasiado rápido si está tratando de fomentar el pensamiento original. Por el contrario, si lo que se requiere es una decisión, ten claro los criterios de decisión y el proceso.

Promover la inteligencia colectiva

Otra forma de establecer el tono al inicio de una reunión es decirle a la gente el nivel de compromiso que espera de cada uno de ellos. Hay que tener en cuenta que la inteligencia colectiva de un equipo se predice por la forma en que participan los miembros del equipo. Pide a los participantes que modulen sus contribuciones y que se abstengan de simplemente estar de acuerdo el uno con el otro.

Reitera la regla básica

Si el equipo ha invertido tiempo en desarrollar las normas básicas que deben dirigir las reuniones, al comienzo de la reunión debes recordárselas y seleccionar una de ellas como la regla básica que crees que será especialmente relevante para su discusión.

Evitar el comportamiento pasivo-agresivo

Una razón por la cual las reuniones son tan poco deseadas es que tienden a seguir y seguir, pero no exponen los problemas reales que deben resolverse. Muchos equipos utilizan la reunión previa a la reunión y la reunión después de la reunión para tratar los asuntos delicados o impopulares. Eso hace que la reunión en sí misma sea una completa pérdida de tiempo. Aborda explícitamente el riesgo del comportamiento pasivo-agresivo pidiendo que los problemas sean abordados en la reunión, no después de ella. No es un enfoque irrefutable, pero convocar discusiones difíciles o controvertidas al comienzo de una reunión, y pedirle a las personas que compartan sus puntos de vista con franqueza, aumentará la probabilidad de que tenga los problemas sobre la mesa en vez de dejarlos para más tarde.

Es probable que asistas a demasiadas reuniones y, es aún más probable, que asistas a demasiadas malas reuniones. Por lo general, se puede decir que los primeros dos minutos de una reunión determinan si va a ser un buen uso del tiempo. Si estás ejecutando la agenda, asegúrate de que la reunión causa una gran impresión al expresar a todos el valor que supuestamente deben agregar, enfatizando la diversidad de ideas y gestionando el tiempo. Si lo haces, verás que tus reuniones se ganan una excelente reputación por ser productivas.

Imagen | Jo_Johnston

En Pymes y Autónomos | Reglas básicas para tener reuniones de éxito

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