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Voy a mandar el mail perfecto

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A bote pronto: ¿cuántos correos habéis enviado en vuestra vida? Bueno, eso es complicado de responder, pero: ¿cuántos correos habéis enviado hoy? Una vez contados, decidme la verdad: ¿la persona que los recibe entiende lo que queréis transmitir? Rara vez. Yo siempre me digo: Voy a mandar el mail perfecto. Y dudo que lo consiga.

Existen técnicas y formas de expresarnos, para todo, que aplicada en los correos electrónicos nos pueden ayudar a expresar lo que deseamos y lo más importante, a que cualquiera que lo lea lo entienda sin tener que usar palabras arrancadas de la RAE o una jerga exclusiva para unos cuantos seleccionados de la naturaleza.

¿Qué debo poner en mi correo?

Lo primero, aunque parezca una obviedad, es la educación y comenzar adecuándonos al momento del día. La educación no es más que un lenguaje elaborado con los años para respetarnos y molestarnos lo menos posible. El correo debe llevar un: "buenos días" o "buenas tardes", siempre. En casos donde los correos se convierten en una conversación fluida no es necesario.

Tras saludar debemos ser concisos, nada de correos barrocos llenos de aire que no dice nada y que se pueden resumir con cuatro palabras. Directos y sencillos. Un correo no es más que una cápsula con información creada para llegar rápido, nada más. Tras la introducción sencilla de lo que deseamos podemos añadir una explicación esquematizada, con puntos o enumerada sobre qué deseamos exactamente.

En el cuerpo del mail debemos hacer referencia a todo lo que queremos que el otro sepa, con frases cortas y sencillas. Debemos hacer ver en sólo ese párrafo todo lo que deseamos que el receptor guarde en su memoria y ejecute; no le deis más vueltas. Si rellenamos con florituras el receptor, seguramente, no capte la esencia del correo.

Pequeños atajos y firma

Pongamos que usamos el mail como medio de comunicación principal con nuestros proveedores, y éste a su vez tiene cientos de clientes: ¿cómo podemos calar más rápido? Muy sencillo. En el asunto del correo debemos poner el nombre de nuestra empresa y justo lo que queremos, un ejemplo: "[TecnologíaPyme] Servidores".

Con este simple gesto, el receptor verá de quién es y qué deseamos antes de abrir el correo; esto le ayudará a prevenir nuestro pedido y a responder con agilidad. No olvidemos que las personas que suelen trabajar en proveedores pueden llegar a leer muchos correos electrónicos al día y cuanto más sencillo sea para él, mejor lo hará.

Para despedirnos, una firma sencilla indicando nuestra profesión y algunos medios para localizarnos, nada más. He llegado a ver firmas que ocupaban seis megas, lo que hacían del correo un lastre para las redes. Con esa forma basta, añadir firmas recomendando que no se imprima el correo ya no son necesarias; el simple hecho de mandar un correo electrónico en lugar de una carta ya es sinónimo de cuidar el mundo.

Conclusión

Al igual que me decía mi amigo David cuando empecé a conducir: "seguridad y fluidez". Nada de florituras ni decoración oriental en un correo, que al fin y al cabo, sólo nos importa lo que lleve escrito útilmente. El correo electrónico se usa mucho, no debemos mancharnos con sobretrabajo, ya que se sencillez habla por sí misma.

En Tecnología Pyme | Perimeter E-Security, servicio de e-mail seguro para pymes basado en la nube Imagen | Bogdan Suditu

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