La capacidad de almacenamiento digital de las empresas parece que no tiene fin. El coste por giga de disco duro es razonable, por lo que el espacio que tenemos cuesta relativamente poco ampliarlo. Pero llega un momento en que debemos practicar la curación de contenido en la Pyme, para no convertir a la empresa en un Diógenes digital.
Hemos añadiendo archivos y más archivos sin mesura, versiones y versiones del mismo archivo, que estar repetidos, en más de una ocasión, duplicados con versiones entre el servidor y los equipos locales. No es un problema de falta de espacio, es un problema de productividad.
En definitiva, no practicar la curación de contenidos en la Pyme supone un mayor coste, tanto por el espacio que ocupamos, como la cantidad de recursos que necesitamos para hacer una copia de seguridad, el tiempo que desperdiciamos tratando de encontrar un archivo, etc.
Por eso tenemos que introducir la figura del responsable de la curación de contenidos en la Pyme, donde cada departamento, tiene a una persona designada para que organice esta información, que mantenga la última versión de un documento, de una plantilla, etc. y sea capaz de eliminar el resto, que ya sólo molestan.
Este trabajo es más sencillo si disponemos de un gestor documental en la empresa y puede ser tremendamente complicado si no tenemos la disciplina y los procedimientos de trabajo adecuados. El resultado es que hemos reducido el espacio que necesitamos y toda los archivos están a mano y actualizados, con lo cual la efectividad de la empresa mejora mucho.
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