Diez consejos para la gestión del tiempo

Me gusta darme una vuelta por El Canasto, un blog especializado en todo aquello que incremente la productividad y fomente la organización en el trabajo. Suena mucho peor de lo que es. De hecho, es francamente interesante: desde breves consejos, pasando por listas de repaso hasta llegar a webs, software y otras herramientas que nos ayuden con nuestro quehacer.

Muchas veces se hacen eco de blogs d habla inglesa, pues parece que aquí este tipo de visión prosaica del management no se estila. En la entrada que os linko resumen, en una breve lista de diez puntos, otras tantas ideas de Ian MacKenzie sobre la gestión de tiempo. A continuación las recojo y os aporto un pequeño granito de arena.

• Mira siempre hacia delante: es inútil estar siempre preocupados por el pasado, según Ian. Humano, pero inútil. Aprendamos de el pero que nos sirva sólo para mirar hacia el futuro. En mi opinión es cierto, pero lo ampliaría con una metáfora automovilística. Necesitamos un retrovisor para saber lo que hemos dejado atrás, y que aún así nos puede alcanzar, pero no podemos apartar la vista de enfrente durante mucho tiempo. Incluso si se me permite, y tal como nos enseñan en las autoescuelas, no basta con fijarte en el coche que llevamos delante, hay que estar atento también de los que le preceden. Es necesario no fijarse tan solo en el futuro inmediato, saber mirar más allá.

• Agrupar tareas similares: poco que comentar aquí, pues esta claro. Determinadas tareas que realizamos las hacemos de un modo muy disperso. En aras a incrementar nuestra productividad conviene agruparlas en un mismo tiempo de ejecución.

• Contar con las interrupciones: como dice Ian, hay que reconocer que existen y amoldarnos a ellas. Por tanto es fundamental estudiar cómo y cuando se producen.

• Ordena tu agenda/calendario: conviene repasarla de vez en cuando, y eliminar aquellas tareas superfluas que apenas aportan y que nos limitan. Hay que tomarse un tiempo para organizar nuestro tiempo, valga la redundancia.

• Planifica tus llamadas: sonrío con esta afirmación, pues me da que es un mal endémico en España. Llamadas echas al tun tun, sin una adecuada planificación, que se deben repetir una y otra vez para obtener lo que hubiese con una buena desde el principio. A mi tampoco me gusta la típica llamada que sigue un guión, y que se nota como lo lee, pero entre esto y la más absoluta improvisación, hay un punto medio. Recordemos que la mejor improvisación sale después de haber practicado mucho.

• Crea rutinas: el establecimiento de una rutina nos ayuda a reducir nuestro tiempo de ejecución, a evitar las interrupciones, especialmente cuando la interiorizamos. Dudo mucho (lo se) que Federer este pensando como golpea cada bola, simplemente tiene interiorizadas una serie de rutinas y su mente las activa rápidamente. Siguiendo el símil del automovilista, a todos nos ha pasado no ser conscientes de como hemos recorrido un determinado trecho. Las rutinas se han apoderado de nuestra consciencia : Ojo, que también tiene sus peligros, en la empresa y en el coche.

• Limite temporalmente las tareas: una de las primeras cosas que aprende un gestor es que el trabajo nunca se termina, que siempre hay una posibilidad de obtener un mejor resultado, que se puede ser más eficaz. Pero normalmente todo ello es a costa de la eficiencia, del mal uso de los recursos. Y uno de los más valiosos es el tiempo. No se trata tan solo de obtener un objetivo X, se trata de conseguirlo en un tiempo Y.

• Simplifique: dice Ian que hay un momento en que se debe renunciar a lo superfluo, y quedarse con lo esencial. Cierto. Yo añadiría que a mayor complejidad, a mayor barroquismo, mayor posibilidad de errores, y para nuestra desgracia, mayor tiempo en descubrirlos. Recurriendo a los clásicos, menos es más.

• Tómese un descanso: es imposible sostener un alto ritmo indefinidamente. Los descansos, los tiempos muertos son fundamentales para nuestro trabajo. De hecho, son parte esencial del mismo. Hay que programarlos. Aún recuerdo como determinadas Pymes, hace ya 15 años, contaban con salas de relax para los empleados. La competencia les miraba como a locos. Ya no.

• Escriba: es fundamental poner nuestros planes, nuestras tareas por escrito. Por un lado nuestra memoria es muy frágil. Por otro, el mero hecho de escribir, amen de fijar algo en un soporte físico, graba en nuestra mente de un modo más poderoso dichas ideas, y nos ayuda a visualizar mejor nuestra toma de decisiones.

Vía | El Canasto
En Pymes y Autónomos | ¡Gestiona tu tiempo y aprovéchalo!
Imagen | h.koppdelaney