Con el cambio de ejercicio nos disponemos a dejar sitio para la documentación del 2015, una vez se van cerrando los archivadores con la documentación del 2014, vamos llevando la documentación al archivo, donde año a año vamos depositando cajas o archivadores de documentación que rara vez se volverán a consultar.
Cargamos una caja de documentación de la oficina, nos dirigimos al archivo, pero ya no hay sitio en las estanterías, empezamos a apilar cajas, pero llega un momento que ya no cierra ni la puerta, entonces ha llegado ese temido momento, toca hacer limpieza.
Y es que el archivo no suele ser una tarea de las más apetecibles, sobre todo cuando la carga de trabajo es elevada, pero aún lo es menos cuando toca hacer limpieza de ejercicios anteriores. En cualquier caso llevar un correcto orden de los archivos ayudara a la gestión y selección de la documentación susceptible de ser destruida.
Que documentación podemos destruir y cuando
Generalmente la destrucción de la documentación de la empresa se aborda cuando el espacio destinado para su archivo empieza a escasear, pero una vez decididos a hacer limpieza debemos de de considerar dos plazos diferentes el que nos marca la Agencia Tributaria y el que nos indica el Código de Comercio, aunque hay documentación como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas, que deberán conservarse durante toda la vida del negocio.
Obligaciones de conservación de documentación según el Código de Comercio
Según el articulo 30 del Código de Comercio los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.
Deberán conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).
Obligaciones de conservación según la Agencia Tributaria
En relación a las obligaciones de conservación de documentación que indica la Ley General Tributaria (art.66 a 70), se establece que los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Siempre y cuando no se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.
Ante esta regla general cabe mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:
Que se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS), ya que se dispone del plazo de 15 a 18 años siguientes a la generación de las mismas para su compensación, en este caso, la sociedad debe conservar todos los justificantes contables y documentales (así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa); durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
Que existan facturas de inmovilizado, en cuyo caso se deben de conservar dichas facturas durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.
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